When companies consider implementing e-Business they need to understand that there are several factors steering the adoption of e-Business. Adoption is the process during which an enterprise becomes capable of transacting electronically.

The adoption process starts with acquiring knowledge of e-Business concepts and exploring the solutions available on the market. During an interactive awareness workshop stakeholders will learn more about e-Business models and trends.

In the next step organisations form an attitude toward the behavioural intent to pursue or reject e-Business. This requires understanding the factors that influence the “Intent to Adopt” of companies and their trading partners. Gaining more insights in the magnitude and impact of these factors improves decision-making.

The most significant factors driving and inhibiting the intent to pursue or reject adoption of e-Business are perceived benefits, external pressure, perceived costs and organisational readiness. These factors emerge from the internal and external business environments of organisations and have different effects on decision-making.

Perceived benefits and perceived costs relate to the anticipated economic and strategic advantages and disadvantages. The more the perceived benefits outweigh the perceived costs the more likely decision-makers are willing to consider adoption. Likewise, the more perceived costs outweigh perceived benefits, the less likely decision-makers will pursue adoption.

Moreover, even though there is a considerable amount of evidence that benefits exceed costs, companies may still be reluctant to adopt due to an apparent lack of organisational readiness.

On the other hand when decision-makers face extreme external pressure that may affect the well-being of the company they become increasingly vulnerable to adopt.

When overlooking these considerations there are good reasons for organisations to examine and evaluate the characteristics of drivers and inhibitors more in depth.

Perceived Benefits

Perceived Benefits are the perceptions of managers and the level of recognition by decision-makers of the relative advantages that e-Business can provide their organisation. These relative advantages are considered predictors of the intent to adopt. They represent the degree to which an organisation believes that value can be created. Value creation takes place on strategic and operational level.

There are two main types of Perceived Benefits, which can be categorised as direct and indirect advantages or benefits.

1) Direct advantages refer to immediate and tangible benefits that companies would enjoy by using e-Business such as reduced transaction costs and efficiency improvements.

Examples:

- Reducing manual paper handling and data entry leads to time savings.

- Reducing postage and storage needs leads to cost savings.

2) Indirect Advantages refer to less tangible (intangible) benefits that are difficult to measure. These are mostly opportunities that result from the impact of changing business processes and relationships, such as improved interfirm relationships, better business control and increased ability to compete.

Examples:

- Strengthening of customer relations leads to long-term partnerships.

- Closer collaboration between supplier and buyer leads to improved customer loyalty.

Perceived Costs

Please stay tuned more will follow in the next coming months after the holidays

Een aantal maanden geleden werd tijdens de CEN/ISSS bijeenkomst in Brussel het onderstaande scenario voorgesteld als de oplossing om Elektronisch Factureren voor het MKB toegankelijk te maken.

Het scenario gaat uit van de voorzieningen waarover bedrijven vandaag kunnen beschikken zijnde XML berichtstandaarden en leesbare documentformaten (PDF, Word, Open Document). Het wordt hierdoor niet eenvoudiger omdat verzenders en ontvangers rekening moeten houden met elkaars mogelijkheden.

Wanneer organsiaties momenteel Elektronisch Factureren met al hun handelspartners willen realiseren zijn ze verplicht om twee verschillende formaten te ondersteunen: een gegevensbestand en een leesbare afbeelding.

Voor het realiseren van algehele adoptie is een berichtenuitwisselingsomgeving benodigd waaraan alle bedrijven ongeacht volwassenheid en mogelijkheden kunnen deel nemen. Deze technische omgeving moet ervoor zorgen dat alle handelspartners elkaar kunnen bereiken onafhankelijk van gebruikte berichtstandaarden.

Read more — Meer lezen

Het platform Elektronisch Zakendoen wil de brug slaan tussen bedrijven, overheden, aanbieders van oplossingen en standaardisatieinstellingen. De belangrijkste doelstelling van het plaform is het stimuleren en bevorderen van Elektronisch Bestellen en Factureren.

De laatste jaren hebben vooral de Overheid en de aanbieders van oplossingen en diensten verschillende initiatieven gelanceerd om Elektronisch Zakendoen te stimuleren. Ondermeer de vereenvoudiging van de fiscale regels voor elektronisch factureren en het openstellen van de website www.e-factureren.info zijn gericht op het stimuleren van grootschalige toepassing.

Maar ondanks al de aandacht kent eZakendoen voorlopig nog niet de hoge vlucht die velen hadden verwacht. Met name het bedrijfsleven is nog steeds op zoek naar betrouwbare, onafhankelijke en objectieve antwoorden op vragen over juridische, fiscale en technische (oplossingen, standaarden) aspecten.

Het platform Elektronisch Zakendoen wil alle betrokkenen informeren en op de hoogte stellen van de ontwikkelingen op het gebied van Elektronisch Bestellen en Factureren. Het Platform eZakendoen is toegankelijk voor iedereen en heeft als doel:
- het stimuleren van open communicatie tussen alle betrokkenen

- het verhogen van het bewustzijn en draagvlak voor eZakendoen bij het bedrijfsleven

- het bieden van een forum voor interactie en discussie over genoemde aspecten

- het uitwisselen van kennis en ervaring tussen deelnemers

- het evalueren van de verschillende initiatieven op het gebied van elektronisch zakendoen

- het organiseren van business en technology workshops

Wilt U een bijdrage leveren aan de toename van eZakendoen of bent U op zoek naar onpartijdige informatie over juridische, fiscale en technische aspecten dan heten wij U welkom. Het enige wat wij van U verwachten is actieve deelname aan en promotie van het platform.

Het vraagstuk “Waarom komt elektronisch zakendoen / factureren niet van de grond ?” houdt mij al geruime tijd bezig.

Op 28 januari 2009 heeft de Europese Commissie het voorstel - COM(2009) 21 - tot wijziging van de BTW Richtlijn geadopteerd onder voorbehoud dat alle lidstaten de bepalingen aannemen uiterlijk op 31 december 2012. Als één van de eersten heeft Nederland de administratieve verplichtingen en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting geactualiseerd.

Met name de regels voor elektronisch factureren zijn sterk vereenvoudigd met het beleidsbesluit van 12 februari 2009, nr. CPP2009/263M, Stcrt. nr. 32

Read more — Meer lezen

Finally the good example of the Dutch government is stimulating other countries. A task force for e-invoicing from the Federation of enterprises in Belgium have requested the Belgian government for equal treatment of electronic and paper invoices. The best news in weeks for the future of adoption of e-invoicing in Europe.

Read the document on the website of the Federation of Belgian Enterprises, www.vbo-feb.be.

Available in Dutch or French: … the intro says:

Vijf jaar na de invoering van de elektronische factuur wordt slechts één procent van de facturen in ons land elektronisch verstuurd. Daarmee laten we met z¿n allen een besparingspotentieel van 3,5 miljard links liggen. Voor de Belgian Task Force E-invoicing waarin alle werkgeversorganisaties en een aantal bedrijven vertegenwoordigd zijn, zijn deze cijfers niet mis te begrijpen. België moet niet wachten op een Europees akkoord om op zeer korte termijn voor een doorbraak te zorgen van de elektronische factuur. De task force vraagt met aandrang dat de elektronische factuur in België met ingang van 1 januari 2010 écht op voet van gelijkheid wordt geplaatst met de papieren factuur door het facturatie- en archiveringsproces vorm- en middelvrij te maken…

Cinq ans après l’introduction de la facture électronique, 1% seulement des factures sont envoyées électroniquement dans notre pays. Les entreprises belges se privent ainsi d’un potentiel d’économie de 3,5 milliards EUR. Pour la Belgian Task Force E-invoicing au sein de laquelle sont représentées toutes les organisations d’employeurs et un certain nombre d’entreprises, ces chiffres parlent d’eux-mêmes. La Belgique ne doit pas attendre qu’un accord soit conclu au niveau européen pour promouvoir à très court terme l’adoption de la facture électronique. La Task Force demande avec insistance que la facture électronique soit — à partir du 1er janvier 2010 — vraiment placée sur un pied d’égalité avec la facture papier en Belgique, et ce, en n’imposant aucune condition de forme ou de moyen pour les processus de facturation et d’archivage…

De Europese Commissie heeft op 28 januari 2009 het voorstel COM(2009) 21 tot wijziging van de BTW Richtlijn geadopteerd onder voorbehoud dat de lidstaten de bepalingen aannemen uiterlijk op 31 december 2012.

Op 17 juli 2009 heeft de Commissie Economische en Monetaire Zaken van het Europese Parlement Dehr. David Casa aangesteld tot rapporteur en verantwoordelijk gemaakt voor het opvolgen van het dossier CNS/2009/0009 - Amending the rules for Value Added Tax with regard to electronic invoicing (amending the VAT Directive 2006/112/EC) .

Als rapporteur is David verantwoordelijk voor het inhoudelijk behandelen van het voorstel. Hij dient het beleidsvoorstel van begin tot het einde te volgen en zal overleg plegen met alle belanghebbenden. Hij zal zijn bevindingen en aanbevelingen presenteren tijdens een plenaire vergadering welke volgens planning zal doorgaan op 20 oktober 2009.

Wilt u op de hoogte blijven van de ontwikkelingen ga dan naar de website waar het dossier wordt gepresenteerd en klik op de link “Observatory tracker”. Daarna kunt u zich registreren en u aanmelden om op de hoogte gehouden te worden van het betreffende dossier.

The implementation of Electronic Business (Electronic Ordering and Invoicing) influences the strategic position of companies. It enables organisations to communicate faster and more efficient with their trading partners. As such they become valuable partners for medium-sized and large companies that are already trading electronically, as well as for those considering making the leap into e-Business (e-Ordering and e-Invoicing).

Although there are many software solutions and service providers available companies should realise that implementing e-Business is still a considerable endeavour and should not be done ‘overnight’.

Read more — Meer lezen

The last years businesses have experienced processes and information exchanges becoming more and more integrated and inter-related. Globalisation of activities is pushing companies to implement collaborative solutions to support their inter-enterprise business processes.

The growing adoption of Service Oriented Architectures and the advent of Business Ecosystems requires companies to re-consider their core competences. Investments in building these kind of complex communication platforms are huge while innovation is going fast these days. A number of risks that most companies are not willing to take. Instead they will increase the continuing need to focus on core business processes and will try to outsource as much as possible non-business specific functionality.

While the dividing line between internal and external processes and business data is blurring there are best practices emerging based on innovative integration technologies. The concept of Open Source is driving innovation and transformation of ICT solutions through global collaboration where Open Standards play an important role in speeding up adoption. Making innovation work is one of the important aspect of strategic business development in the world of today.

In the coming years Open Source is going to dictate what tools Businesses are going to use to support and manage their business processes. At the same time the distinction between Business-to-Business Collaboration and Integration Platforms and ERP systems will vanish. Since these systems will emerge into Collaborative and Intelligent Process and Information Management Solutions. Modularity and componentisation will be the keywords and provide an answer to the question "How to implement these Digital Business Ecosystems and leverage investments in existing ERP and integration systems?".

Especially in the integration world several Open Source oriented Companies are establishing modular component-based platforms that integrate easily with web based solutions such as Salesforce.com.

The questions in the near future are about global Business Process & Intelligence Platforms for managing (inter-) enterprise business processes ?

Some of the Open Source solutions I have looked at during the last years fall in the categories:

- Open Source ERP systems

- Open Source Business-to-Business SOA Integration Tools

- Open Source Business Intelligence Tools

Open Source ERP systems

- Open For Business Project (Apache OFBiz) from the Apache Software Foundation.

OFBIZ is an Open Source enterprise automation software solution including: Open Source ERP, Open Source CRM, Open Source E-Business / E-Commerce, Open Source SCM, Open Source MRP and Open Source CMMS/EAM.

- JFire from NightLabs GmbH, a German company.

JFire is an Enterprise Resource Planning and Customer Relationship Management system and one of the most innovative and mature Open Source ERP solution available on the market. The JFire application server runs under JBoss and JFire uses an Eclipse based Client for accessing the server-based software.

Open Source Business-to-Business Integration Tools

- FUSE ESB from Progress Software, formerly a IONA Technologies product.

Progess FUSE contains an ESB (based on Apache ServiceMix), Message Broker (based on Apache ActiveMQ), Service Framework and Mediation Router. All of these components are based on Software from the Apache Software Foundation. The FUSE Integration Designer is an Eclipse-based tooling for Open Integration.

Progess Software is the worldwide leader in application middleware and SOA infrastructure (Progress Sonic ESB) and provides one of the most reliable and flexible integrated business application platforms available, Progress OpenEdge.

- Talend Open Data Solutions

Talend Data Integration leverages the open source model to make data integration available to all types of organizations, regardless of their size, level of expertise or budgetary constraints. Talend Open Studio includes native connectors for SAP and Oracle, integrates with Salesforce.com and supports data synchronisation between Microsoft Dynamics AX solutions.

- ChainBuilder Visual Enterprise Integration Solution from Bostech Corporation

Bostech provides healthcare organisations an extensible, scalable enterprise integration solution that integrates together enterprise and supply chain applications running on disparate hardware platforms and programming environments. A robust graphical development environment provides the perfect way to visually create the integration flow.

- Apache Stonehenge Incubator project

The most interesting new Apache Software Foundation incubator project is Apache Stonehenge. The aim of the Stonehenge project is to develop a set of sample applications to demonstrate seamless interoperability across multiple underlying platform technologies by using currently defined W3C and OASIS standard protocols. By having a set of sample applications, with multiple language and framework implementations will become a useful and important part of the SOA landscape. The project team consists of WSO2, Progress, Microsoft, Red Hat (probably JBoss related) members.

WSO2, the OxygenTank , has developed the WSO2 Enterprise Service Bus (ESB) based on the Apache Synapse ESB and Carbon. Carbon is a composable SOA framework based on the Eclipse Equinox OSGi container.

What is a composable SOA platform? Its a platform where when you add new types of service, you can instantly do many things: secure them, try them out, configure logging, caching, throttling, statistics. Its a platform where every piece of metadata and configuration is stored consistently in a metadata Registry, with full versioning. So when you add new components and features, they fit into your SOA Governance model. Its a platform where you can mediate any service in a consistent way, without having to run a separate costly ESB. And its a platform where the administration UI seamlessly grows and extends to support just the function you need to know and work with.

Paul Frematle , CTO of WSO2, writes about WSO2 Carbon on his weblog

Open Source Business Intelligence Tools

- SpagoBI and Spagic from Engineering Ingegneria Informatica S.p.A.

SpagoBI is the unified Free Platform for the development of Business Intelligence solutions at enterprise level while Spagic is a SOA Enterprise Integration Platform composed by a set of visual tools and back-end applications to design develop and manage SOA/BPM solutions. Spagic provides out of the box SOA/ESB and BPM capabilities to end users/developers through its graphical environment. SpagoBI Studio is the new development environment based on Eclipse IDE. It allows the developer to design and maintain all the analytical documents.

What do these solutions have in common ?

What is very interesting is that all of these solutions have a few things in common:

- Community-driven solutions that are freely accessible for training and analysis purposes and have a high degree of stability and maturity.

- Based on Java and using Eclipse as the preferred development environment. In some cases they use Eclipse as a Rich Client (JFire) or they use Eclipse as the Development Environment for Integration Flows (Chainbuilder, FUSE Integration Designer, SpagoBI

- Based on components of the Apache Software Foundation such as Apache ServiceMix.

Apart from that most European Member States as well as Businesses have adopted Open Source solutions. Especially Open Source CRM solutions and Content Management systems are implemented on a large scale. Think about Sugar CRM and Alfresco.

Are Businesses prepared for this paradigm shift ?

Will Businesses be prepared for this paradigm shift that is facing us next week, next month or next year and are they able to collaborate across countries and jointly approach the market with innovative ideas and solutions ?

The European Commission on 28 January 2009 adopted a proposal to change the VAT Directive 2006/112/EC (from 28 November 2006) with respect to invoicing rules. The main objectives are to reduce burden on business, increase the use of e-Invoicing, support small and medium sized enterprises (SMEs) and help member states tackle fraud.

Regulatory requirements for Electronic Invoicing will change with the advent of the measures aimed at further simplifying, modernising and harmonising the VAT invoicing rules. The foundation of the proposal is based on "equal treatment of paper and electronic invoices" in a technologically neutral way by removing the conditions for an Advanced Electronic Signature (AES) and Electronic Data Interchange (EDI).

While in the world of electronic agreements and contracts the need for electronic signatures is apparent the reasoning is that e-Invoicing is part of a larger process where every process step contributes to authenticity and integrity of the trade transaction. Nevertheless many Member States will continue to believe these guarantees can only be provided by electronically signed e-invoices.

Therefore removing the requirement to guarantee the authenticity of origin and integrity of content by means of pre-defined technological solutions, such as EDI and Electronic Signatures, is the most challenging from a political and governmental perspective. It requires a "paradigm shift" in thinking about audit management processes and strategies by Tax Authorities.

Apart from that increasing the use of e-Invoicing requires more than simplification of VAT invoicing rules. Although standardisation efforts in Europe are huge the progress of standards bodies is slow with respect to data exchange standards. In response new initiatives emerge from humble beginnings, underpinned by new technologies, with potential to grow into creatures of substance and significance. The a priori standard for e-Invoicing, UN/CEFACT, starts loosing ground due to the growing need for inclusion of all types of companies, the rigidity and slowness of development, and the increased adoption of the Universal Business Language (UBL) as the European data exchange standard.

Although everyone is entitled to their own opinion creating the next wave of e-Invoicing requires re-alignment of views and goals. Hence there are two fundamental questions to answer:

- What is understood by the term "Compliant e-Invoicing"?

- What do SME’s and large companies need to jump on the bandwagon of e-Invoicing?

What is Compliant e-Invoicing ?

One such definition comes from the CEN/ISSS and Fiscalis e-Invoicing Compliance Guidelines as expressed in the section "e-Invoicing Basics Introduction". Compliant e-Invoicing is about auditability of invoicing processes, verification whether VAT obligations are met and whether the invoice is an accurate reflection of sales and purchases.

Many people believe that e-Invoicing is the first step towards full automation of the end-to-end-trade process. Talking about "Compliant e-Business (Electronic Business)" is more appropriate in view of drafting the rules for the near future.

What do SME’s need to adopt e-Invoicing ? It should be clear that e-Invoicing for SME’s and for large companies requires more than simplification of VAT invoicing rules. There is a need for a multi-purpose exchange standard that enables companies to participate regardless whether they are able to process the invoice data automatically in their financial system.

Such a multi-purpose exchange standard should incorporate a readable image and processable data in one packaged container.

Bringing adoption of the new VAT directives to the next level

The CEN/ISSS e-Invoicing Workgroup Phase II Task Group 2 on Compliance recently presented their e-Invoicing Compliance Guidelines. The CEN/ISSS Task Group 2 and the Fiscalis e-Audit Project Group are paving the way for harmonisation of VAT - Compliant e-Invoicing processes.

The principles in "the Guidelines" stimulate the use of a single coherent Business Control Framework (BCF) - Tax Control Framework (TCF) - across Europe. The aim is to attain a sufficient degree of auditability and legal compliance of e-Invoicing from a Tax perspective and to provide a solid foundation for performing tax audits in situations where e-Invoicing solutions are used.

The Guidelines provide practitioners a perfect instrument for self-regulation and self-certification of processes and technologies that are used to ensure invoices are reliable. Primarily enabling organisations to prove that invoices are processed and stored correctly within their individual spheres of governance and liability.

However, if well-understood, "Compliant e-Invoicing" is not about auditing e-Invoicing solutions or Service Providers but about auditability of invoicing processes and fraud prevention by validating whether VAT transactions are accurately administered (paid and dedecuted). e-Invoicing is part of the total Purchase-To-Pay and Order-To-Cash cycle and orders, deliveries and receipts need to be registered for legally valid transactions.

For most compagnies the three-way match at the end of their cycle provides means to control the integrity of the content and the authenticity of origin.

The focus of the recommendations should therefore have been more on the auditability and validation of VAT transactions from a Tax Authority’s perspective instead of on auditability of e-Invoicing solutions and Service Providers.

Currently Tax Authorities lack functionality and information to validate whether tax deducted and tax paid are correct and therefore force companies to guarantee authenticity and integrity. Reducing fraud is only possible if Tax Authorities are able to validate sales and purchases, deliveries and receipts, as well as the related invoice and tax transactions between the different involved parties.

Bringing adoption of the new VAT directives to the next level requires a mind shift of Tax Authorities, internal and external Tax Auditors, Businesses and Solution / Service Providers. This "paradigm shift" in thinking about Tax audit management processes and strategies has an impact on all stakeholders.

They all need to consider and establish a new "Compliant e-Business (e-Invoicing) approach" with less focus on the processes and technologies used (technologically neutral) but more on the end-to-end-trade process.

The foundation of the new Compliant e-Business approach is based on two important concepts:

- e-Invoicing is part of a larger process

- a multi-purpose exchange standard

e-Invoicing is part of a larger process

Study of the Purchase-to-Pay (P2P)and Order-to-Cash (O2C) processes with respect to legal and auditability requirements arising from VAT manifest that one important step, the exchange of trade related transactions to Tax Authorities, is missing. Based on practical experience with implementing electronic ordering and invoicing architectures a few ideas evolved. These ideas need further widespread elaboration and buy-in from stakeholders to define strategies for development and realisation.

Looking at the Purchase-to-Pay (P2P) and Order-to-Cash (O2C) processes e-Invoicing is the last step before payment takes place.

All these steps contribute to proving the authenticity and integrity of the trade transaction to involved business partners. Reporting VAT to Tax Authorities at current is not a part of the end-to-end-trade process in most European countries. As such from a Tax Authority’s viewpoint trade transactions are difficult to follow and validate.

The future of the new VAT directives requires re-defining the position and importance of e-Invoicing in view of the total trade process. New ways of reporting, processing and validating tax-related transactions as part of the total trade process are required. These new ways of working should provide trust to all parties and be easy to implement once standards and procedures are in place.

The new Compliant e-Invoicing approach is based on the act of reporting all financial Tax related transactions from the General Ledgers and Subledgers of Suppliers and Customers in a timely manner to Tax Authorities. The data exchange standards for reporting tax related financial data already exists and are implemented in some European countries. However there is no commonly accepted standard across Europe. SAF-T and XBRL-GL are data standards that qualify for the goal of reporting the related transactions.

The end-to-end-trade process flow will include one of these standards for reporting of transactions to Tax Authorities including corrections made as result of disputes.

Establishing the new Compliant e-Invoicing approach will require all stakeholders to join forces and work together on extending Business and ICT architectures for inclusion of Tax Authorities.

In the Business domain the focus should be on administrative and process-oriented elements. Governments and Businesses will have to ensure that Tax reporting is adequately embedded in policies and laws. Most work has to be done in the ICT domain to ensure technology, information and applications support the new flow of information. All involved parties face significant investments in infrastructures, application systems and exchange standards.

However adoption of e-Invoicing in Europe with a view to the future advent of electronic business will only become succesful when Tax Authorities have a clear and complete view on trade transactions. They will gain more control and better understanding of businesses. Moreover the technology drift of e-? will come to an end and businesses will applaud for the transparancy in the end-to-end-trade process.

A multi-purpose exchange standard

At current when organisations want to establish e-Invoicing with all their trading partners they will have to send two types of documents: a data message and a readable image. This will introduce additional complexity at both sides because companies will have to deal with the different capabilities of their receiving and sending trading partners.

Global adoption of e-Invoicing requires a business and technical environment that enables all types of companies to participate regardless their capabilities and maturity.

The technical environment must provide reach to all their business partners irrespective of data exchange standards. Providing reach is not about connectivity but about being able to process the invoice content as an image or as data.

The multi-purpose exchange standard is an XML Data Package that contains a readable image and document data. The exchange standard requires a technical platform for generating the XML Data Package at the sending side and procesing the data at the receiving side. Apart from that a reader for viewing the image is required for companies that are nog able to process the data automatically in their financial applications.

There are potentially two solutions available that can be used as the basis for the multi-purpose exchange standard:

- the Adobe XDP (XML Data Package) format

- the OASIS Open Document format.

Both formats are XML-based containers that are able to support all of the available international data exchange standards. Although Adobe is much further in providing a total working solution, Open Document is based on an Open and Collaborative Community supported by several Open Source minded companies.

Still there is much work to do to ensure these solutions fully support the processing and transmission of the multi-purpose exchange standard.

Building the new Compliant e-Invoicing approach

Establishing the new Compliant e-Business (e-Invoicing) approach requires all stakeholders to support the development of Governmental and Business ICT architectures for reporting, processing and validating the tax related transactions.

These efforts include:

- a data exchange standard for tax related transactions based on SAF-T or XBRL-GL

- a European-wide infrastructure for the communication and storage of tax related transactions including Business Intelligence functionality for analysing transactions reported by businesses across Europe

- interfaces for generating the data exchange messsages from data stored in the General Ledgers and Subledgers from the financial and ERP systems of Suppliers and Customers

Data Exchange Standard based on SAF-T or XBRL-GL

Compliant e-Invoicing will be valid for all types of invoices for sales and purchases of goods or services.

Compliant e-Invoicing in the Staffing Industry where the focus is on delivery of services by hourly workers looks as follows:

Compliant e-Invoicing for non-product and product related (B.O.M.) goods and material looks as follows:

European-wide infrastructure

European Member States have to design and implement an ICT architecture that supports the exchange of trade related tax data between Tax Authorities of different Member States. Conceptually there are a few scenario’s for realising such a collaborative infrastructure. These range from totally centralised to decentralised service oriented architectures.

1) a central European Tax reporting and Business Intelligence platform including:

- standardised connections for Businesses to provide tax related transaction data based on the European-specific data exchange standard via a web-enabled portal or data exchange services such as EDI

- a central data warehouse for storage of reported tax related transaction data

- Business Intelligence functionality for Authorities and Businesses to analyse, validate and when needed correct stored information

2) a decentralised country-based architecture including:

- country-specific standards and connections for Businesses to provide tax related transaction data

- decentralised local data warehouses for storage of reported tax related transaction data

- a Business Intelligence solution based on a service oriented architecture that enables analysis and validations of transactions across all Country-specific data warehouses

Conclusions

As many of us realise e-Invoicing is just the first step towards full automation of the supply chain. Only when the latter is accomplished all parties involved will realise the return on investment pursued.

Tax Authorities and/or the CEN/ISSS Work Group should launch a new Task Group in phase 3 that is going to formalise a standard for Tax reporting and define / develop European-wide functionality for processing the tax related transaction data by all Member States as such that they are able to validate cross-company transactions.

Tags van Technorati: e-Business,e-Invoicing,electronic data interchange,HR-XML,UBL

Read more — Meer lezen

De SAP medewerkers Mark Crawford en Gunther Stuhec hebben de voorbije twee jaar hard gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw modelleer- en transformatiegereedschap gebaseerd op de UN/CEFACT Core Components Specification (CCTS).

Beide heren zijn actief betrokken bij de UN/CEFACT en de CCTS: Gunther is de voorzitter van de UN/CEFACT Techniques and Methodologies Group (TMG) en voorzitter van het project team verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de CCTS standaard. Mark is de voorzitter van de UN/CEFACT Applied Technologies Group (ATG), de projectverantwoordelijke voor de UN/CEFACT Naming and Design Rules Specification en het Core Components Harmonization Project.

In het verlengde van hun waardevolle bijdrage aan de UN/CEFACT hebben zij de Core Components Specification als basis genomen voor het ontwerpen van een modelleer en transformatiegereedschap met de werknaam SAP CCTS Modeler Warp 10. De architectuur van Warp 10 is gebaseerd op SAP NetWeaver en biedt zowel integratie en uitbreiding van de SAP Global Data Types (GDT’s) als transformatie naar ieder ander logisch data model ongeacht de gegevensbron.

Read more — Meer lezen

In 2005 heb ik de implementatie van Elektronisch Bestellen en Factureren begeleid tussen twee bedrijven voor een leverancier van diensten. Het doel was om de verkoop- en inkoopprocessen van beide partijen te integreren gebruikmakende van elektronische gegevensuitwisseling op basis van internationale standaarden.

Het verzoek was uitgegaan van de klant omdat deze door elektronische verwerking van facturen aanzienlijke besparingen kon realiseren. De klant had de implementatie en het beheer volledig uitbesteed aan een intermediair, een aanbieder van Electronic Ordering en Invoice Presentment via het Web.

In mijn bloart Definitie Elektronisch Factureren schets ik de voornaamste uitvoeringsvormen van Elektronisch Factureren in Nederland. Het model dat door de klant werd geïmplementeerd was het Buyer Direct Model waarbij de webgebaseerde oplossing en de integratie met de systemen (klant en leveranciers) door de intermediair werden geleverd.

Het was gedurende deze implementatie dat ik mij bewust werd van het interoperabiliteitsvraagstuk. Nog tijdens het project ben ik gaan nadenken over een andere benadering voor het realiseren van Business-to-Business (Elektronisch Zakendoen) tussen meerdere bedrijven. Conceptueel was het voor mij vrij snel duidelijk dat de bedrijfswereld het beste gebaat was bij een combinatie van Business-to-Business Integratie en Web Presentment waarbij gebruik gemaakt wordt van een gemeenschappelijk informatie model en open standaarden.

Waar gaat het naartoe met Business Integratie ?
Met de sterke opkomst van op diensten gerichte architecturen (Service Oriented Archtectures) leek het mij zinvol om een gedegen onderzoek uit te voeren naar de marktontwikkelingen en de visies van analisten. Heel veel presentaties, onderzoeksverslagen, scripties en thesissen zijn de revue gepasseerd. Interessant was de presentatie “Constructing Software for Service Oriented Architecture” van Jean-Jacques Dubray uit 2004. Ondertussen is een hernieuwde versie met de titel “An Introduction to SOA” beschikbaar op de website www.ebpml.org. In de presentatie wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van Connectiviteit en Business Integratie over de afgelopen 30 jaar. Forrester en Gartner hebben de voorbije jaren deze grafiek verder aangevuld met hun visie op Business Integratie. Service Oriented Architectures spelen daarin eveneens een belangrijke rol maar beide analisten hebben een eigen kijk op de toekomst zoals ik hierna zal toelichten.

Read more — Meer lezen

In september 2001 is op voorstel van een aantal leden van OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) waaronder Sun Microsystems, Commerce One, SAP en Boeing de OASIS Universal Business Language Technical Committee (UBL TC) opgericht. Het voornaamste doel van de UBL TC, voorgezeten door Jon Bosak (Sun Microsystems), was / is het ontwikkelen van een gratis bibliotheek van gestandaardiseerde elektronische op XML gebaseerde bedrijfsdocumenten.

De ontwikkeling van UBL is gestart gedeeltelijk als reactie op de veelheid en verscheidenheid aan XML standaarden / bibliotheken voor elektronische handel maar eveneens om de toegankelijkheid van elektronische handel te vergroten. UBL moet elektronisch zakendoen voor kleine en middelgrote bedrijven mogelijk maken en de basis leggen voor de wereldwijde overgang van traditioneel zakendoen naar elektronische handel.

De OASIS Universal Business Language (UBL) is gebaseerd op de XML Common Business Language xCBL versie 3.0 van Commerce One. Commerce One nam in 1999 het bedrijf Veo Systems over en kwam zo in het bezit van de Common Business Language (CBL) technologie. Deze technologie is door Commerce One verder uitgebreid en omgedoopt tot xCBL om de relatie met XML te identificeren. De XML Common Business Language (xCBL) is een verzameling van XML bouwstenen en een raamwerk voor de ontwikkeling van herbruikbare XML berichten. xCBL richt zich op documenten en transacties ter ondersteuning van de internationale elektronische handel. Commerce One heeft de versie 3.0 van xCBL ingebracht in de OASIS UBL Technical Committee als startpunt voor de ontwikkeling van UBL.

In februari 2003 werd de eerste versie van UBL (Op70 version) vrijgegeven aan het publiek voor review waarna in november 2004 de eerste officiële versie van UBL, release 1.0, na drie jaar ontwikkeling werd uitgebracht. Twee jaar later, november 2006, werd UBL 2.0 uitgebracht en als formele standaard geaccepteerd door OASIS.

De Universal Business Language maakt gebruik van XML Schema’s voor het beschrijven van gestandaardiseerde bedrijfsdocumenten. Een XML Schema Definitie Document (XSD) beschrijft de structuur van een XML document. UBL 2.0 ondersteunt 31 bedrijfsdocumenten (document types) en voor elk document is een XSD Schema opgesteld.

Verschil tussen UBL 2.0 en UBL 1.0
Een belangrijk verschil tussen UBL 2.0 en de voorgaande releases is het gebruik van een getrapt (twee-fase) validatiemodel. Tijdens het verwerken van een UBL bericht moet de structuur en het juist gebruik van gestandaardiseerde codes worden gevalideerd. UBL maakt gebruik van internationaal gestandaardiseerde codelijsten, verzameling van toegestane waarden, die worden uitgegeven en onderhouden door standaardisatieinstellingen, waaronder ISO (landencodes) en UN/CEFACT (valutacodes, eenheidsmaten, taalcodes). Codelijsten kunnen ook gebruikt worden voor het vastleggen van afgesproken waarden tussen twee of meer handelspartners.

In de voorgaande releases werden de verzameling toegestane waarden of codes rechtstreeks vastgelegd in de XML Schema’s van de bedrijfsdocumenten en kon validatie van structuur en codes gelijktijdig uitgevoerd worden. In UBL 2.0 worden de codelijsten vastgelegd in afzonderlijke configuratiebestanden en kan een getrapt validatieproces gevolgd worden. Hierdoor is het mogelijk om verschillende versies van een codelijst te hanteren per situatie. Zo kan per bedrijf waarmee zaken gedaan wordt een andere versie van een codelijst gehanteerd worden.

UBL 2.0 schema’s ondersteunen het gebruik van een getrapt validatie proces dat schematisch als volgt wordt weergegeven en bestaat uit twee stappen (fasen):

- Stap 1: Controle op structuur, data typing en vocabulary via UBL XSD bestanden en een generieke XSD validator
- Stap 2: Controle op het juist gebruik van waarden uit de codelijsten via UBL XSLT bestanden en een generieke XSLT processor. In deze stap vindt validatie van internationaal gestandaardiseerde codes plaats via de standaard UBL 2 .xsl bestanden en validatie van trading-partner specifieke codes via de customized .xsl bestanden.

Hoe staat het met het gebruik van UBL voor elektronisch zakendoen
Wereldwijd is UBL in gebruik als de elektronische berichtenstandaard voor elektronisch zakendoen tussen bedrijven en overheden. Binnen Europa lopen een aantal landen voorop in de ontwikkeling van een elektronische communicatiestandaard voor elektronisch zakendoen tussen bedrijven en overheden.

Read more — Meer lezen

In opdracht van het Forum Standaardisatie is een onderzoek uitgevoerd naar de stand van elektronisch factureren in Nederland. (Zie Eindrapport e-Factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland). Voor het verkrijgen van een gemeenschappelijk begrippenkader zijn hieronder een aantal van de voornaamste uitvoeringsvormen van elektronische factureren in Nederland geschetst.

Er worden vier vormen van elektronisch factureren onderscheiden:
1) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Seller Direct variant

2) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Consolidator variant

3) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Buyer Direct variant

4) Electronic Invoicing (E-Invoicing of eInvoicing) variant

Elektronisch Factureren via Electronic Invoice Presentment (EIP) betreft het aanbieden van factuurinformatie in een leesbare vorm via het Internet (een webgebaseerde oplossing) in een Business-to-Business (B2B) Context, de zakelijke markt. Voor de consumenten markt (Business-to-Consumer context B2C) wordt de term Electronic Bill Presentment (EBP) gehanteerd. De wet- en regelgeving t.a.v. deze laatste verschilt in belangrijke mate van EIP ondermeer omdat een factuur niet verplicht gesteld wordt voor de levering van goederen of diensten aan particulieren.

In de Seller Direct variant stelt de verkoper de factuurinformatie in zijn eigen systeem via een webgebaseerde toegang beschikbaar aan de koper. De koper dient handmatig de factuurinformatie te verwerken in zijn eigen crediteurenadministratie en controle uit te voeren of de geleverde goederen of diensten overeenkomen met de factuur waarna de factuur betaalbaar gesteld kan worden. Via een aankondiging dient de koper op de hoogte gesteld te worden van de ontvangst van een factuur. Dit heeft te maken met de factureringsverplichting. (Zie mijn bloart Welke vormen van Elektronisch Factureren zijn in Nederland toegestaan ?)

In de Buyer Direct variant stelt de koper zijn eigen systeem via een webgebaseerde oplossing of toegang ter beschikking aan de verkoper ten behoeve van de overdracht van de factuurinformatie. De verkoper dient dan handmatig de factuurinformatie in te voeren in het systeem van de koper.

In de Consolidator variant stelt de verkoper de factuurgegevens ter beschikking aan een derde partij, de consolidator, waarna deze laatste op zijn beurt de gegevens ter beschikking stelt van de koper voor controle en verwerking

De E-Invoicing variant betreft de meest directe vorm van elektronisch factureren waarbij de informatie uit de factuur rechtstreeks en geautomatiseerd wordt overgedragen aan de gegevensverwerkende systemen waaronder ERP applicaties. Elektronisch factureren kan omschreven worden als het automatisch genereren van facturen uit ERP- en/of facturatiesystemen en/of opslagomgevingen, het automatisch verzenden van facturen in een gestandaardiseerd formaat gebaseerd op een internationale standaard (EDIFACT, UN/CEFACT CII, UBL, ETIX XML INVOICE) naar de klant waar de factuur eveneens automatisch verwerkt wordt in de crediteuren administratie.

Traditioneel worden bij deze vorm van factureren point-to-point verbindingen gerealiseerd tussen klanten en leveranciers en dienen beide partijen afspraken te maken over de Syntax: de structuur of opbouw van een bericht, de Semantiek: de omschrijving en betekenis van gegevenselementen en gehanteerde codes, de Business regels voor het verwerken van de factuur en het transportprotocol, de wijze van verzenden en ontvangen van berichten. Dit alles komt neer op het selecteren van een berichtstandaard voor het uitwisselen van factuurinformatie, het vastleggen van de betekenis van de aanwezige gegevenselementen en het definiëren of afspraken maken over codelijsten en het maken van afspraken het communicatieprotocol.

Deze vorm van elektronisch factureren wordt tegenwoordig eveneens ondersteund in een Consolidator – model waarbij een derde partij met elke partner afzonderlijk afspraken maakt over de gehanteerde syntax en semantiek, anders gezegd de berichtstandaard, het gebruik van gegevenselementen en het communicatieprotocol.

Afbakening van het begrip Elektronisch Factureren
Een belangrijk standpunt (conclusie) dat wordt ingenomen is dat het versturen of ontvangen van facturen in PDF – formaat volgens de definitie van het Forum Standaardisatie geen e-Factureren is. De eerder genoemde varianten zijn dat wel.

Samengevat zijn dat: het koppelen van informatiesystemen zodat factuurpartners facturen geautomatiseerd kunnen verwerken is dat wel. Dat kan via (1) directe, tweezijdige koppeling tussen ontvanger en verzender (e-invoicing), (2) via een eenzijdige oplossing waarin de verzender aan de ontvanger de factuur elektronisch of via Internet beschikbaar stelt (Electronic Invoice Presentment, EIP), en (3) via een derde partij die de factuur voor de verzender aan de ontvanger beschikbaar stelt (een ‘consolidator’).

Een ander belangrijk standpunt is dat het factuurproces niet los kan worden gezien van het totale order- en betalingsproces tussen twee partijen. Het traject van Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) dat een aantal Overheden heeft ingezet als uitvloeisel van het project Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA) zal naar (mijn) verwachting meer geaccepteerd worden door bedrijven. Immers dan wordt het volledige inkoop- en verkoopproces elektronisch ondersteund en levert dat beide partijen (leverancier en klant) voordelen en besparingen op.

De Belastingdienst is één van de Overheden die Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) met leveranciers implementeert zowel met dienstverleners als met leveranciers van producten. De Belastingdienst heeft begin van de maand juli de eerste implementatie van EB&F op basis van HR-XML, de standaard voor inhuur van personeel, met een leverancier van ICT personeel succesvol afgerond. Met een drankje en hapje is dat vanavond gevierd. De Belastingdienst gaat nu verder met het aansluiten van uitzendbureau’s.

In december 2001 werd de Europese richtlijn 2001/115/EG goedgekeurd. Deze richtlijn gaat over de vereenvoudiging, modernisering en harmonisering van de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde. In de richtlijn wordt een geharmoniseerde lijst vastgesteld van verplichte vermeldingen die een factuur moet bevatten en worden een aantal gemeenschappelijke voorwaarden voor elektronische facturering, elektronische opslag van de facturen, eigenhandige facturering en uitbesteding van de factureringswerkzaamheden vastgelegd.

Op 1 januari 2004 werd de Europese richtlijn omgezet naar Nederlands recht, zie aankondiging op de website van het Ministerie van Financiën, maar helaas heeft dat niet geleid tot een sterke toename van Elektronisch Factureren. De Nederlandse Overheid gaat nu Elektronisch Factureren de komende jaren stimuleren met als streven om in 2010 tien procent van de facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken. Uit de bevindingen van de Factuurmonitor 2008 blijkt dat het merendeel van de bedrijven en organisaties in Nederland eveneens de komende drie jaar willen overstappen op geautomatiseerde factuurverwerking. De Factuurmonitor is een onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa.

Het onderzoek geeft aan dat onduidelijke wet- en regelgeving de grootste belemmering vormt voor het in gebruik nemen van Elektronische Facturatie. Daarom is het goed om te eens te kijken naar hoe de Europese richtlijn in Nederland is vormgegeven en/of ingevuld. Het gaat dan met name over de wettelijke eisen en voorwaarden waaraan voldaan moet zijn.

De Europese richtlijn stelt dat elektronisch factureren toegestaan is mits:
1) De afnemer / koper heeft bevestigd een factuur in elektronisch formaat te willen accepteren.

2) De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud worden gewaarborgd door middel van:
• Een beveiligde elektronische handtekening ofwel een geavanceerde elektronische handtekening. Lidstaten kunnen eisen dat de handtekening is voorzien van een goedgekeurd certificaat, de handtekening wordt dan een gekwalificeerde elektronische handtekening.

• EDI (Electronic Data Interchange)

• Een andere manier onder de voorwaarde dat de lidstaat dit goedkeurt

Opmerking: De Belastingdienst heeft op 17 november 2005 de eis laten vervallen om bij een EDI-factuur een afstemmingsoverzicht op papier aan te maken en deze vervolgens naar de ontvanger te versturen. Ondanks het feit dat deze eis is vervallen, adviseert de EDI Toetsing Commissie (ETC) het afstemmingsoverzicht te handhaven. Het afstemmingsoverzicht vormt voor de ontvanger namelijk een belangrijk hulpmiddel om te controleren of alle EDI-facturen ook daadwerkelijk zijn binnengekomen en of de factuurtotalen op het afstemmingsoverzicht overeenstemmen met de totalen van de EDI-facturen. Door middel van het afstemmingsoverzicht is de controleerbaarheid van de EDI-facturen goed uit te voeren.

Read more — Meer lezen

A few weeks ago I wrote about the missing support for EDIFACT and derived standards in Open Source XML-based Transformation Tools such as XAware and Chainbuilder.

The goal was to get the people behind these communities motivated to provide the means and tools for managing Community projects. One of these will of course be the development of EDIFACT functionality.

Meanwhile the XAware Company has established a Sandbox environment for Community Members to start their development projects but moreover to enable knowledge transfer and share prebuilt transformation routines and connectors / adaptors.

The guidelines and procedures for contributing code to the core software are under development. These will include coding guidelines and standards, test and certification guidelines, contributor agreement required for developers wishing to contribute code to the project, acceptance criteria and procedures for the adoption into the core project.

One of the first Community projects will be the development of EDIFACT functionality. A short summary of the UN/EDIFACT message structure can be found in my bloart Short description of the EDIFACT Message Structure.

People from XAware-europe, Atos Origin, freelancers and private persons are participating on a voluntary basis to establish the first XAware Sandbox project, the EDIFACT functionality. Last week the functional requirements and technical design were discussed in the Netherlands based on a draft proposal from one of the participants.

The goal is to establish a generic approach that will become available for the whole community. The preliminary functional requirements and technical design are described hereafter. You are welcome to join us in the development of the EDIFACT functionality or to comment on the preliminary requirements and design approach.

Read more — Meer lezen

Read more — Meer lezen

Read more — Meer lezen