Bent u klaar voor een ritje op de elektronisch business snelweg ?
The most important theme on the agenda of companies and government bodies at this moment is electronic invoicing. Many companies see electronic invoicing as an instrument to realise cost savings and to improve the socially responsible undertaken - image. Not always will electronic invoicing lead to cost savings but generally it is assumed it will.
My advice is to conduct a thorough investigation of the impact on the organisation, systems, applications, processes and information. Such a study should provide a view on the vision on electronic invoicing within the company and deliver information for drawing up the Business Case. Do not forget Electronic Invoicing is part of the end-to-end trade process (Electronic Business). The study will have to mind the overall trade process including purchase-to-pay and order-to-cash.
In addition Electronic Business refers to Exchange Services (exchange of messages) between customers and suppliers. An activity that takes place in the Exchange Domain, the domain area with focus on interoperability and not on the purchase and sales process.
Based on several investigation and implementation projects combined with extensive study of technological developments and innovative business concepts a vision emerged on the future of Electronic Business, more specific Electronic Invoicing.
“My vision on Electronic Invoicing is of an electronic business highway located in the cloud above us.”
My vision on Electronic Invoicing is of an electronic business highway in the cloud above us. Emerging technologies and growing electronic business networks are shaping the future of Electronic Business into an open an intelligent information service highway wherein Electronic Invoicing fits as a tiny little exchange instance that enables smart and fast reach to connected partners.
Actually I mean that intelligent instances on the electronic business highway make it possible to exchange information and establish processes to work together with others that are also using the highway. Companies will focus more and more on the reason of their existence and move core-functions like generate and send, receive and process invoices to the outside or transfer to third parties whome are specialised therein.
The electronic business highway will become a shielded area of the Internet or another IP-network comparable to Internettelephony (Voice over IP). The electronic business highway will be an open and for everyone accessibe instance that is in no way identical to the Value Added Network (VAN) from the EDI age.
Het belangrijkste thema op de agenda van bedrijven en overheidsinstanties van het moment is elektronisch factureren. Veel bedrijven zien elektronisch factureren als een middel om kostenbesparingen te realiseren en het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) - imago te verbeteren. Het is niet altijd gezegd dat elektronisch factureren tot kostenbesparingen leidt maar algemeen gesproken wordt hier wel van uitgegaan.
Mijn advies is om voorafgaande (uitgebreid) onderzoek te verrichten naar de impact op organisatie, systemen en applicaties, processen en informatie. Zo’n studie moet inzicht verschaffen in de visie op elektronisch factureren binnen het bedrijf en informatie leveren voor het opstellen van de Business Case. Vergeet daarbij niet dat Elektronisch Factureren een onderdeel is van het end-to-end handelsproces (Elektronisch Zakendoen). De studie zal daarom het geheel in ogenschouw moeten nemen zowel het purchase-to-pay als het order-to-cash proces.
Daarnaast richt Elektronisch Zakendoen zich op Exchange Services (uitwisseling van berichten) tussen klanten en leveranciers. Een activiteit die plaatsvindt in het Exchange Domain, het domeingebied waar de nadruk ligt op de interoperabiliteit en niet op het inkoop- en verkoopproces.
Op basis van diverse onderzoeks- en implementatietrajecten gecombineerd met uitgebreide bestudering van technologische ontwikkelingen en van innovatieve bedrijfsconcepten is een visie ontstaan op de toekomst van Elektronisch Zakendoen, meer specifiek Elektronisch Factureren.
“My vision on Electronic Invoicing is of an electronic business highway located in the cloud above us. ”
Mijn visie op Elektronische Factureren is die van een elektronische business snelweg in de wolken boven ons. Opduikende technologiën en evoluerende elektronische business netwerken formeren de toekomst van Elektronisch Zakendoen in een open en intelligente informatie-diensten-snelweg waarin Elektronisch Factureren past als een berichtinstantie en voorziet in slimme en snelle bereikbaarheid van aangesloten partners.
Feitelijk bedoel ik dat intelligente instanties op de elektronische business snelweg het mogelijk maken om informatie uit te wisselen en processen te laten samenwerken met anderen die eveneens gebruik maken van de snelweg. Bedrijven zullen zich meer en meer gaan richten op de reden van hun bestaan en niet-kernfuncties zoals het genereren en versturen, ontvangen en verwerken van facturen overbrengen naar de buitenkant of overdragen aan derden die daarin gespecialiseerd zijn.
De elektronische business snelweg gaat een afgeschermd gebied van het Internet of een ander IP-netwerk innemen vergelijkbaar met Internettelefonie (Voice over IP). Het wordt geen Value Added Network (VAN) zoals wij die kennen vannuit het EDI tijdperk maar een open en voor iedereen toegankelijke instantie.
It is my expectation that the emergence of the electronic business highway will follow the same scenario’s as developed by the World Economic Forum for the Digital Ecosystem. The Digital Ecosystem is about the digital space - the convergence between IT, Telecommunications, Media and Entertainment - where users evolve from mere consumers to active participants and governments face major policy and regulatory challenges.
Three scenarios are developed to gain a better understanding of the possible outcomes of the Digital Ecosystem in the near future. These scenarios deal with answers around two critical questions that influence the realisation and adoption of the electronic business highway.
Firstly, will social and economic value creation be industry controlled and led, or organic and community-led. Secondly, will the digital business environment evolve toward a more open or closed system.
To the year 2015 three possible roads will be followed to arrive at the Digital Ecosystem:
1) Safe Havens describes a digital world in which the industry plays an important role and responds by vertically integrating to create secure walled environments that provide all digital services and is based on closed standards.
2) Middle Kingdoms describes a digital world in which consumers, governments and forward-looking businesses push for interoperability, enabling the emergence of a Digital Ecosystem dominated by intermediairies that effectively connect users to like-minded individuals and highly specialised suppliers that can best meet their needs. In the middle of the space between consumers and suppliers lie the kingdom where the power lies.
3) Youniverse describes a digital world in which the rise of organic grassroots communities as powerhouses of economic value turns traditional business thinking on its head. This leads to the rise of new organisational structures and to digital experiences that are highly personalised. This digital world will mainly be based on common standards and open systems. The line between users and producers will be further blurred as open source supporting software and collaborative community structures become more sophisticated.
Who is going to build the electronic business highway ?
The electronic business highway will evolve from safe havens to middle kingdoms whereby governments, communities and/or market sectors will play an important role in the realisation of the superhighway. It is clear that in the coming years not everyone need to start building its own electronic business highway but that one umbrella highway will emerge to which every enterprise and existing electronic business (invoicing) network (e-hub) can connect.
It will still take several years before we are that far but this highway will surely be established. Currently suppliers of e-business (invoicing) networks already are confronted with questions from customers to connect trading partners that are not on their network.
Much attention arise for the phenomenon roaming that a number of players in the domain area define as “Roaming is interconnecting networks to provide real cross border reach, in a way that an operator can reach another operator’s users directly, nationally and internationally”.
In other words realising the interoperability between the e-business (invoicing) networks, the régime of fees that form the basis for the usage of each others services / networks and the way the taxation takes place to the customer / client. Universal reach for clients is one of the most important drivers to realise interoperability between networks and will ultimately lead to a network of networks AND something or someone will in time grab the role of super administrator.
When are you ready for the electronic business highway ?
Many around us have presumably been thinking about going for gmail, yahoo-mail or live-mail abandoning their own e-mailserver. A number of companies will take this step in the coming years. In my opinion the predominant argument is “why pull in complexity when others can do it better and cheaper”. I believe that in the near future G-invoicing or Y-invoicing or M-invoicing has much possibility to be succesful. Yahoo, Google and Microsoft have the power-to-execute and are able to realise the dream of the electronic business highway.
Why pull the complexity of Electronic Invoicing into your own organisation and systems when the only goal you have is “send, receive and process invoices” ? Electronic Invoicing is non-intrusive, in fact the invoicingprocess will not be hampered, and around us there are strong players that made Electronic Business their core-competence. Perhaps you ask yourselve when you will be ready for Electronic Invoicing and where you stand at this moment. The evolution path of Electronic Business (e-Business) provides a notion on the growth and future of Electronic Invoicing.
“Technology is shaping the future e-invoicing world” and demands a growing understanding of technology, standards, data security and control. It should be clear to everyone that Electronic Business goes through a shift from “tightly coupled to loosely coupled systems”.
From left below to right above Electronic Business evolves from Traditional to Synchronisation.
1) Traditional: phone, fax, EDI and paper
Paper is still the most important medium for the transmission of an invoice while e-mail has taken up a strong position for the exchange of product information and order data. However the amended European regulations will strongly stimulate the use of e-mail in the next coming years.
Electronic Data Interchange, in the last years became synonym for the exchange of documents via Value Added Networks based on non-XML standards such as EDIFACT and ASC X12. Especially international companies and certain industry sectors have embraced EDI in the past although this not always leaded to the desired success. Nevertheless Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) is still heavily employed in the automotive and retail industry.
2) Communication: e-mail, online web presentment
Invoices - like other documents - will be transmitted using e-mail in PDF or other format but at the same time Electronic Invoice Presentment solutions are further being implemented. These solutions enable us to present invoices in HTML format in a personalised environment. In addition it is possible to download the invoice in different formats. The said means of communication distinguish themselve in the way the invoice is offered to the customer. When using e-mail the invoice is send to the customer - push-mechanism - while when using online presentment a pull-oriented approach is followed. The customer receives a notification message, e-mail or sms, when there is an invoice available that can be downloaded.
3) Integration: XML standards and web-oriented architectures
The rise of the eXtensible Markup Language (XML) drifted the world of Electronic Business more apart. This seems a contradiction to those that scream XML is the Esperanto of the future. However the different industry-specific XML-based vocabularies that have been developed (OAGI, UBL, PIDX, CIDX, RosettaNet, …) the past years lead to the well-known interoperability question, the lack of information (data) interoperability. These XML-vocabularies define business information-elements in the context of the industry as such that everyone can understand and process them. The XML-language takes care of defining the structure and the industry-specific methodology for modeling and representing the semantics, the meaning of the information elements.
In the EDIFACT era industry-specific subsets were developed to further restrict the number of data elements. The basis for these subsets is/was the EDIFACT syntax and semantics as defined in the EDIFACT directories (libraries).
The XML-vocabularies on the other hand are based on different methodologies (semantics) and have different structures (syntax). Ultimately these create the luxury problem that most companies wrestle with, “the business standards dilemma”. Enterprises are not able to make a choice between the multitude of standards.
Standardisation is one of the biggest hurdles for global adoption of Electronic Business (invoicing) but not the end of Electronic Business. The interoperability question is in fact about systems and people not having a common understanding of the meaning of the underlying data because there is no shared grammar and library on which the meaning is based.
A few international initiatives are started that should lead to one universal grammar library:
- The UN/CEFACT Core Components Technical Specification (CCTS) is a syntax-neutral methodology for the development of a common set of semantic building blocks of information-elements. The Core Components Technical Specification is based on the ISO Standard 150000-5 (ebXML Core Components Technical Specification ebCCTS). More information can be found on the website of SAP, the driving force behind the CCTS, under Message Definition Languages.
- The Open Group Universal Data Element Framework (UDEF) is a method for categorising information-elements by means of an alphanumeric key (tag) and assigning a simple name to an element.
Those initiatives will not directly solve the interoperability question because none of these will be implemented on short notice in all the available XML-vocabularies. The luxury problem will continue to exist for a while.
4) Collaboration: a process-centric approach stimulated by business processes that interact using standardised B2B protocols containing message-formats, transportprotocols and business process management components.
This stage of Collaboration where companies apply all kinds of integration to realise Electronic Business goes through interconnected networks. Especially the e-business (invoicing) networks that support the exchange of messages between trading partners constitute the most important link in this stage.
5) Synchronisation: pure peer-to-peer networks that have no central control and where data gets replicated. Further away in the future Ecosystem oriented architectures will evolve. This stage in the evolution path will not obtain the required level of maturity in the next few years to enable major adoption.
What influence do distribution models have ?
The last years several distribution models emerged or were identified by institutions. For simplicity I will identify four models whereby the difference is mostly based on the position of the trading partners. Hybrid combinations of the different models are also possible.
1) Seller Direct Model
In this model the seller is the dominant party and makes the invoice available to customers via an online presentment environment, web-portal, in different formats (EDI, XML, CSV, PDF, …). Invoices can also be transmitted in PDF format via e-mail.
The model is most appropriate from the perspective of the seller because of the opportunity to tighten the connection with customers (vendor lock-in), at the same time the seller can recommend more products and services (cross- and upselling) and strengthen its brandname. Moreover the invoice has the same look-and-feel as the paper invoice.
2) Buyer Direct model
In this model the buyer is the dominant party and forces the supplier to enter or deliver the invoice via the online environment or via EDI / XML.
The model is most appropriate from the perspective of the buyer because of the opportunity to tighten the connection with suppliers (buyer lock-in) and reduce the administrative burden when the seller delivers the invoice in a standardised format in the online environment. When this online environment is integrated with the financial system the buyer is able to automatically process the invoice. More benefits can be achieved if the sellers retrieve the purchase orders from the same online environment and also confirm delivery dates and pricing.
The choice for one of these distribution models is partly determined by the bargaining or market power, and the desired wish of flexibility of involved parties. When the power is concentrated in the begin of the supply chain, on the selling side, the result will most often be a Seller Direct model while a dominating customer result in a Buyer Direct Model. Both models benefit from a limited number of standards and transport protocols, leading the highest possible interoperability.
Soon or later both customers and suppliers are confronted with the digital spaghetti architecture.
This structure evolves from the growing number of point-to-point connections and requires increasing efforts to connect new trading partners.
The Seller and Buyer Model in time will not increase the reach of trading partners and certainly not when buyers and sellers are faced with strong dominating partners. For most small and medium-sized companies, but also for dominating buyers and sellers willing to establish electronic business the Consolidator Model is the best fit and less intrusive.
3) Consolidator model
In the consolidator model a third party, a service provider, facilitates the exchange of documents between sellers and buyers providing various exchange services among web-enabled presentment environments and all kind of methods and standards for exchanging messages
This model is most appropriate for small and medium-sized companies because the provider takes the complexity of different electronic standards out-of-their hands. There is a one time costs for connecting to the network of the consolidator and a transaction or monthly fee for the use of the service depending on the agreements made.
The main advantage for enterprises lies in the speed of connecting a large group of partners that already use the network of the consolidator. Especially when the service provider is running an extensive network of companies in the same market sector. Such an e-business (invoicing) network can be decisive in the choice of a service provider.
A provider who understands the problems in an industry sector is able to respond faster and provide additional services closely related to the business domain. For example in the world of Telecommunications and Utilities (energy, water,waste) Expense Management Solutions will add significant value to connected users.
The increasing number of e-business (invoicing) networks requires extra efforts from these network operators (consolidators) to ensure reach of trading partners over these networks. This gave rise to the networked environments (multiple connected hubs). The networked environments enable hub-owners to respond quickly to requests for exchanging messages with partners that use another network.
The network operators are now facing the same challenges that originally, not so long ago, gave birth to the e-business (invoicing) networks and are still the main reasons for their existence. E-business (invoicing) networks need to ensure widespread interoperability and interconnectivity to better serve - and keep on serving - senders and receivers.
Main aspects to address are cross-network addressing and routing, (message) content standards and transformation rules (format conversion), authenticity of origin and integrity of content. Answers are needed for questions such as how can a sender and receiver be uniquely identified, which message standard or grammar will be used as the common library, and how to ensure authenticity of origin, integrity of content and security.
Currently e-business (invoicing) network providers are tackling these questions by establishing bilateral agreements to ensure interoperability and interconnectivity. The Hub Alliance, an affiliation of Business-to-Business e-Trading Service Providers (or ‘hubs’) who have implemented a ground breaking initiative to interconnect different hubs ensuring that electronic trading is easier for all the hub users. Participants are a few of the big players in Europe: Certipost, Basware, Burns Business Exchange, Liaison, Causeway and Asite.
The Alliance was established to enable hub-to-hub interoperation and to encourage the wider use of electronic messaging between businesses. Members are currently prohibited from charging additionally for documents that are processed between hub members. Message standards, communications protocols, service levels and responsibilities are all defined by the membership and are intended to be as broad as possible to encourage the ease and speed of interconnectivity.
4) Four Corner model
The last model is the Four Corner model where the banking world will take care of the exchange of invoices between customers and suppliers. The already mentioned benefits of a consolidator apply and additionally banks provide possiblities to directly issue the payment of an invoice. There is not yet a working example of this model but it probably will not take years.
Mapping the distribution models on the evolution path ?
Now that the distribution models passed the revu let us look on how these models are plotted on the evolution path.
Some valuable and informative business and technological considerations to take into account.
Small, medium-sized and large companies should carefully investigate the business models and technologies of available solutions and service providers. The current e-business (invoicing) service providers are coming from many different backgrounds. Some players literally are involved in the gaming industry like B2Boost, the leader in transaction management.
Others rolled into the game of e-business and e-invoicing because paper-based invoices in the future are no longer an option:
- Output & Document Management Solution providers: StreamServe, Bringing Documents to Life, and Bottomline Technologies.
- Document & Information Logistics companies: TNT Post, the Dutch mail and logistic company, Certipost, the former Belgian Post company and Itella Corporation, formerly the Finland Post Corporation.
Even companies that have been providing B2B and EDI solutions for ages are Jumping on the Bandwagon of the e-business (invoicing) networks: Axway, Tie Commerce and SEEBURGER.
What all of these players have in common is that during the past years they developed solutions for solving the lack of interoperability between their clients with the objectives to reduce the amount of spaghetti. These solutions are based on different architectures, standards and types of software.
Two architectural approaches are generally followed:
1) Firstly, the use of a Common Information Model as the backbone for the solution.
The standards and models from clients are transformed into the common information model in the middle which is mostly based on a proprietary standard. Data is stored in a relational database or in an XML file system or database.
2) Secondly, the digital spaghetti structure is transferred into the solution
The existing point-to-point connections between trading partners are restated in the solution. There is no common information model and the power resides in the transformation capabilities of the underlying software. For each information flow between supplier and customer two transformation mappings are developed.
Not the most cost effective and efficient approach to solve the lack of interoperability between trading partners. As long as these providers can live up to their promises and ensure 100% client satisfaction this approach will work.
Will standardisation solve the business standards dilemma ?
Once again it is a misunderstanding that XML is the solution, the esperanto of the future. Some people even say XML is just plain text and does nothing. XML was created to structure, store and transport information. The XML-language takes care of defining the structure, the syntax, and the industry-specific methodology for modeling and representing the semantics, the meaning of the information elements.
The biggest challenge for all of us is solving the lack of interoperability between XML-based vocabularies and EDI libraries. True global electronic data interoperability requires more than an XML-based vocabulary.
For establishing global electronic collaboration and information exchange there must be a common understanding of the underlying data, the semantics of business information elements should be based on a standardised grammar, commonly available for everyone.
Many industry consortia and standardisation committees have defined specific XML-based vocabularies. All of these vocabularies are based on different methodologies for representing the semantics of the business information elements. As such similar information elements in vocabularies are designed and named differently. This makes it hard to automatically translate these elements from one vocabulary to the other instead a mapping definition is required.
Due to the many XML-based vocabularies this becomes difficult and expensive, often identified as the business standards dilemma.
Standardisation of the Content is not the breaking stone. It is not about speaking the same language but about understanding what we speak. Therefore standardisation should focus on grammar, transformation rules and tools as such that both humans and machines are able to understand and work with it.
Initiatives that have been launched are:
- the UN/CEFACT Core Components Technology Specification (ISO 15000-5 ebCCTS)
- the Open Group Universal Data Element Framework
Adoption and incorporation of the UN/CEFACT CCTS methodology is agreed upon by most international standards but real cross-use of core components is not yet visible. Furthermore the UN/CEFACT CCTS is becoming a bit too complex with the extensive object-oriented approach propagated by the UN/CEFACT standardisation committee.
Nevertheless it is the best initiative available at this moment and when the focus is brought back to the right perspectives, simply grammar, things will work out fine. The best architecture for an e-business (invoicing) network solution that has no problem with the business standards dilemma in the communication with other networks looks as follows:
This will also be the underlying architecture framework for the electronic business highway.
Will the electronic business highway fulfill the interoperability requirements ?
First of all it is imperative that the electronic business highway provides access to all sending and receiving trading entities and allows for inclusion of different e-business (invoicing) network providers.
Moreover there are common and open technology standards needed for message content and transport protocols including transformation and/or format conversions. These could best be based on a shared grammar and library such as the UN/CEFACT Core Components Technology Specification. These standards should be globally available to everyone without restriction and cost, or for a reasonable fee, ‘en principe’ no enterprise should feel excluded.
On top of these requirements enterprises need a smooth transition path from their existing integration approach to the new vibrating driving-experience on the electronic business highway. This demands ease of use, the ability to accomodate different existing and new solutions and free choice of service provider.
The road to Middle Kingdoms requires ‘government’ policies promoting innovation and competition, measures to encourage the industry to voluntarily contribute their best technology and to participate in the development of open standards.
Governments on a pan-European and international level with support of international standardisation committees need to develop Common User Identifiers for addressing that are portable accross Europe, similar to telephone numbers, open and independent from a service or network need to be developed. Two initiatives to mention are: the OASIS Customer Information Quality Technical Committee (OASIS CIQ TC) and the eGreen Pages Association.
The OASIS CIQ TC develops a set of XML specifications for defining, representing, interoperating and managing “PARTY (Person or Organisation) CENTRIC INFORMATION” that are truly open, vendor neutral, industry and application independent, and importantly “Global” (ability to represent international data formats such as different types of party names and addresses used in 241+ countries).
Basware and Itella Information Oy are establishing a centralized directory containing messaging profiles and electronic addresses of ebusiness partners used for automated discovery and pairing of partners and routing of messages. The Open Initiative for Global Address Book in B2B Messaging - eGreen Pages - will be run by an open, non-profit e-invoicing operator association.
Is there a Business Case for e-business (invoicing) ?
Stay on board, more will come in a few days
Het is mijn verwachting dat het ontstaan van de elektronische business snelweg zal verlopen volgens soortgelijke scenario’s als ontwikkeld door het World Economic Forum met het Digital Ecosystem, het digitale ecosysteem. Het Digitale Ecosysteem gaat over de digitale ruimte - de convergentie tussen IT, Telecommunicatie, Media en Entertainment - waar gebruikers niet langer alleen deelnemen in de hoedanigheid van consument (consumer) maar actief participeren.
Drie scenario’s zijn ontwikkeld die de mogelijke uitkomst van de toekomstige digitale ruimte beschrijven waarbij vooral gekeken is naar de beantwoording van twee hoofdvragen. Deze vragen zullen eveneens van invloed zijn op de uiteindelijke realisatie en adoptie van de elektronische business snelweg.
Allereerst rijst de vraag of de digitale ruimte door de industrie gecontroleerd en geleid gaat worden of door communities die organisch tot stand zijn gekomen. Een tweede belangrijke vraag is of de digitale ruimte gaat evolueren naar een gesloten of open systeem.
Naar het jaar 2015 toe zullen drie mogelijke routes gevolgd worden voor het bereiken van het Digital Ecosystem zoals hierna weergegeven:
1) Safe Havens beschrijft een digitale wereld van veilige havens waarin de industrie de belangrijkste rol speelt en het traject van vertikale integratie inzet met de ontwikkeling van afgeschermde omgevingen die voorzien in digitale diensten en gebaseerd zijn op gesloten standaarden.
2) Middle Kingdoms is het scenario waarbij vanuit consumenten, overheden en vooruitstrevende bedrijven een push naar interoperabiliteit wordt bewerkstelligd. Daardoor ontstaat een digitale ruimte gedomineerd door derden die streven naar het connecteren van like-minded gebruikers en hoog-technologische bedrijven voor het leveren van diensten. In het midden van de digitale ruimte tussen consumenten en leveranciers bevindt zich het koninkrijk waar de macht ligt.
3) Youniverse is het ontstaan van een digitale wereld waarbij de opkomst van “organic grassroots communities” het traditionele denken op de kop zet. Dit zal leiden tot de opkomst van nieuwe organisatorische structuren en sterke gepersonaliseerde digitale ervaringen. Deze digitale wereld zal hoofdzakelijk gebaseerd zijn op universele standaarden en open systemen. De grens tussen gebruikers en aanbieders zal verder vervagen naarmate de ondersteunende open source software en de collaboratieve community structuren geraffineerder worden.
Wie gaat de elektronische business snelweg realiseren ?
Mijn inschatting is dat de elektronisch business snelweg zal evolueren van safe havens naar middle kingdoms waarbij de Overheid, gemeenschappen en/of marksectoren een belangrijke stempel drukken op de realisatie van deze supersnelweg. Daarmee is al duidelijk dat niet iedereen de komende jaren zijn eigen elektronische business snelweg gaat bouwen maar dat naar verwachting er één overkoepelende snelweg komt waarop elk bedrijf en elk bestaande electronic business (invoicing) netwerk (e-hub) aangesloten is/wordt.
Het zal nog enige jaren duren voor we zover zijn maar dat deze snelweg er komt is vrijwel zeker. Immers de huidige leveranciers van e-business (invoicing) netwerken krijgen nu al te maken met de groeiende vraag naar het aansluiten van handelspartners die niet op hun netwerk zitten. Veel aandacht ontstaat hierdoor voor het fenomeen roaming dat door een aantal spelers in het domeingebied gedefinieerd wordt als “Roaming is interconnecting networks to provide real cross border reach, in a way that an operator can reach another operator’s users directly, nationally and internationally”.
Anders gezegd komt het neer op het realiseren van de interoperabiliteit tussen de e-business (invoicing) netwerken, het stelsel van vergoedingen dat ten grondslag ligt aan het gebruik van elkaars diensten / netwerken en de wijze van doorbelasting naar de klant / afnemer. Universal reach voor afnemers is één van de belangrijkste drivers om interoperabiliteit tussen netwerken te realiseren en zal uiteindelijk leiden tot een netwerk van netwerken EN iets of iemand zal op termijn de rol pakken van super beheerder.
Wanneer bent u toe aan de elektronische business snelweg ?
Velen onder ons hebben vermoedelijk weleens gedacht aan het overstappen naar gmail, yahoo-mail of live-mail waarbij de eigen e-mailserver overboord wordt gezet. Deze stap zullen een aantal bedrijven de komende jaren nemen. Hier geldt in mijn optiek als voornaamste argument “waarom complexiteit naar binnen halen als anderen het beter en goedkoper kunnen”. Ik geloof dat in de nabije toekomst G-invoicing of Y-invoicing of M-invoicing veel kans van slagen heeft. Yahoo, Google en Microsoft hebben de power-to-execute en zijn in staat om de droom van de elektronische business snelweg te realiseren.
Waarom zou u de complexiteit van Elektronisch Factureren binnen uw eigen organisatie en systemen halen als uw enige doel “het versturen, ontvangen en verwerken van facturen” is ? Elektronisch Factureren is niet-intrusief, d.w.z. dat het eigenlijke facturatieproces niet verstoord wordt, en om ons heen vinden we sterke spelers die Elektronisch Zakendoen tot hun kern-competentie hebben verheven. Wellicht vraagt u zich af wanneer u klaar bent voor Elektronisch Factureren en waar u momenteel staat. Het evolutiepad van Elektronisch Zakendoen (e-Business) verschaft inzicht in de ontwikkeling en toekomst van Elektronisch Factureren.
“Technology is shaping the future e-invoicing world” en dit vereist een groeiende bewustwording van technologie, standaarden, data security en controle. Het mag voor iedereen duidelijk zijn dat Elektronisch Zakendoen een verschuiving doormaakt van “tightly coupled to loosely coupled systems”.
Van linksonder naar rechtsboven doorloopt Elektronisch Zakendoen de evolutie van Tradioneel naar Synchronisatie.
1) Traditional: telefoon, fax, EDI en papier
Daar waar het papieren document nog steeds het belangrijkste communicatiemiddel vormt voor de factuur heeft e-mail een sterke positie ingenomen voor het uitwisselen van productinformatie en ordergegevens. Echter door de voorgestelde wijzigingen in de Europese regelgeving gaat de komende jaren het versturen van de factuur steeds meer via e-mail plaatsvinden.
Electronic Data Interchange, is de laatste jaren het synoniem geworden voor de uitwisseling van documenten over Value Added Networks op basis van niet-XML standaarden zoals EDIFACT en ASC X12. Vooral grote internationale bedrijven en bepaalde industrie sectoren hebben EDI in het verleden omarmt maar niet altijd heeft dat geleid tot het gewenste succes. Neemt niet weg dat Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) nog steeds niet weg te denken is in de automotive en in de retail industrie.
2) Communication: e-mail, online web presentment
Facturen zullen net als andere documenten via e-mail verstuurd gaan worden in een PDF of ander formaat maar tevens zullen de Electronic Invoice Presentment oplossingen verder hun intrede doen. Deze oplossingen maken het mogelijk om facturen in een gepersonaliseerde omgeving in HTML formaat beschikbaar te stellen. Daarnaast kan de factuur in allerlei verschillende formaten worden gedownload. De genoemde vormen van communicatie onderscheiden zich vooral door de wijze waarop de factuur wordt aangeboden aan de klant. Bij het gebruik van e-mail wordt de factuur naar de klant gestuurd - push-mechanisme - en bij online presentment wordt een pull-benadering gevolgd. De klant wordt via een notificatie-bericht, een e-mail of sms, verwittigd dat een factuur klaarstaat en opgehaald kan worden.
3) Integration: XML standaarden en web-georiënteerde architecturen
De opkomst van de eXtensible Markup Language (XML) heeft de wereld van Elektronisch Zakendoen verder uit elkaar gedreven. Dat lijkt tegenstrijdig voor degenen onder ons die roepen dat XML het Esperanto van de toekomst is. Echter de verschillende industrie-specifieke op XML-gebaseerde vocabulaires (OAGI, UBL, PIDX, CIDX, RosettaNet, …) die de laatste jaren zijn ontwikkeld leiden tot het alom bekende interoperabiliteitsvraagstuk, het ontbreken van informatie (data) interoperabiliteit. Deze op XML-gebaseerde vocabulaires definiëren business informatie-elementen in de context van de industrietak zodanig dat iedereen deze eenduidig kan begrijpen en verwerken. De XML-taal zorgt voor het definiëren van de structuur en de industrie-specifieke methodologie voor het modelleren en representeren van de semantiek, de betekenis van de informatie-elementen.
In het EDIFACT tijdperk werden industrie-specifieke subsets ontwikkeld gericht op het inperken van het aantal gegevenselementen. De basis van deze subsets is/was de EDIFACT syntax en semantiek zoals in de EDIFACT directories (bibliotheken) vastgelegd.
De XML-vocabulaires daarentegen zijn gebaseerd op verschillende methodologiën (semantiek) en kennen verschillende structuren (syntax). Deze leiden uiteindelijk tot het luxe probleem waarmee bedrijven worstelen, het “business standards dilemma”. Bedrijven zijn niet in staat een keuze te maken uit de verschillende standaarden en de standaarden zijn niet interoperabel.
Standaardisatie vormt één van de grootste drempels voor globale adoptie van Electronisch Zakendoen (Factureren) maar is niet het einde van Elektronisch Zakendoen. Het interoperabiliteitsvraagstuk, het ontbreken van informatie (data) interoperabiliteit, komt hier om de hoek kijken. Er bestaat geen gezamenlijk begrip van de betekenis van onderliggende data omdat er geen gedeelde grammatica en bibliotheek beschikbaar is waarop de betekenis is gebaseerd.
Een aantal initiatieven zijn gestart die moeten leiden tot één universele grammatica bibliotheek:
- De UN/CEFACT Core Components Technical Specification (CCTS) is een syntax-neutrale methodologie voor het ontwikkelen van een gemeenschappelijke verzameling semantische bouwstenen of informatie-elementen. De Core Components Technical Specification is gebaseerd op de ISO Standaard 150000-5 (ebXML Core Components Technical Specification ebCCTS). Lees meer over de Message Definition Languages op de website van SAP de drijvende kracht achter de CCTS.
- De Open Group Universal Data Element Framework (UDEF) is een methode voor het categoriseren van informatieelementen door middel van het toekennen van een alfanumerieke sleutel (tag) en een eenvoudige naam aan een gegeven.
Het interoperabiliteitsvraagstuk is met deze initiatieven nog steeds niet opgelost want geen van deze initiatieven zal op korte termijn voldoende doorgevoerd zijn in de bestaande XML-vocabulaires. Het luxeprobleem blijft dus nog enige tijd blijven bestaan.
4) Collaboration: een proces-centrische benadering gestimuleerd door bedrijfsprocessen die interageren gebruikmakende van gestandaardiseerde B2B protocollen bestaande uit berichtformaten, transportprotocollen en business process management componenten.
Het stadium van Collaboration waar bedrijven allerlei vormen van integratie kunnen toepassen voor het realiseren van Elektronisch Zakendoen loopt via interconnected netwerken. Vooral de e-business (invoicing) netwerken die de uitwisseling van berichten verzorgen tussen handelspartners vormen de belangrijkste schakel in dit stadium.
5) Synchronisation: pure peer-to-peer netwerken waarbij geen centrale controle of aansturing aanwezig is en data gerepliceerd wordt met verder in de toekomst de Ecosysteem georiënteerde architecturen. Dit laatste stadium in het evolutiepad zal de komende jaren niet de volwassenheid bereiken opdat grootschalige adoptie mogelijk wordt.
Welke invloed oefenen distributiemodellen (marktmodellen) uit?
De laatste jaren zijn meerdere distributiemodellen ontstaan of geïdentificeerd door onderzoeksinstellingen. Voor de eenvoud beperk ik mij tot een viertal vormen waarbij het onderscheid vooral gebaseerd is op de positie die handelspartners innemen. Hybride combinaties van de verschillende modellen zijn eveneens mogelijk.
1) Seller Direct Model
Dit model kenmerkt zich door een dominerende positie van de verkopende organisatie die de factuur via een online presentment omgeving, web-portal, beschikbaar stelt aan klanten in verschillende formaten (EDI, XML, CSV, PDF, …). Facturen kunnen eveneens in PDF formaat via e-mail verstuurd worden.
Dit model is uitermate geschikt vanuit het perspectief van de verkoper doordat deze zijn klanten nog meer aan zich kan binden (lock-in), gelijktijdig producten en diensten kan aanprijzen (cross- and upselling) en de merknaam kan verstevigen. Daarenboven heeft de factuur éénzelfde look-and-feel als de papieren factuur.
2) Buyer Direct model
Dit model kenmerkt zich door een dominerende positie van de inkopende organisatie die de leverancier dwingt om de factuur via de online omgeving of via EDI / XML aan te leveren.
Dit model is uitermate geschikt vanuit het perspectief van de inkoper doordat deze zijn leveranciers meer aan zich kan binden (lock-in) en een hoeveelheid administratieve inspanningen kan verlichten door de verkoper de factuur in een gestandaardiseerd formaat te laten aanleveren via de online omgeving. Wanneer deze online omgeving geïntegreerd wordt met het financiële systeem kan verwerking van de factuur automatisch gebeuren. Nog meer voordelen zijn te behalen wanneer de verkopers de inkooporders via dezelfde online omgeving moeten ophalen en bevestigen.
De keuze voor één van beide distributiemodellen wordt voor een deel bepaald door de overtuigingskracht (bargaining of market power) en de gewenste mate van flexibiliteit van de betrokken partijen. Wanneer de kracht aan het begin van de keten ligt bij de verkoper (verkopende organisatie) dan resulteert dat vaak in een Seller Direct model terwijl een sterk overheersende klant resulteert in een Buyer Direct Model. Beide modellen zijn gebaat bij een beperkt aantal standaarden en transport protocollen, die leiden tot een zo hoog mogelijk interoperabiliteit.
Zowel klanten als leveranciers worden vroeg of laat geconfronteerd met het ontstaan van de digitale spaghetti-architectuur.
Deze structuur wordt veroorzaakt door het groeiend aantal point-to-point verbindingen en vraagt van bedrijven veel inspanningen om nieuwe partners aan te sluiten.
Het Seller en Buyer Direct Model draagt op termijn niet bij tot het bereiken van een grotere groep van partners vooral wanneer verkopers en inkopers met sterke partners te maken hebben. Wanneer meerdere sterke partijen dan toch electronisch zaken willen doen is het Consolidator model het meest voor de hand liggende model en het minst ingrijpende.
3) Consolidator model
In het consolidator model zorgt een derde partij, een service provider, voor de uitwisseling van facturen tussen klanten en leveranciers via een online web-omgeving en/of andere vormen van berichtuitwisseling.
Dit model is uitermate geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven omdat de provider de complexiteit van verschillende elektronische standaarden uit handen neemt. De kosten voor het aansluiten op het netwerk zijn eenmalig en voor het gebruik van de dienst wordt een transactietarief of maandabonnement overeen gekomen.
Het grote voordeel voor bedrijven zit in de snelheid waarmee een grotere groep van partners bereikt en aangesloten kan worden. Vooral wanneer de provider reeds beschikt over een uitgebreid netwerk van aangesloten bedrijven binnen hetzelfde marktsegment. Zo’n e-business netwerk kan doorslaggevend zijn in de keuze voor een provider.
Een provider die de problematiek binnen het industriesegment van aangesloten bedrijven begrijpt kan daar gepast op inspelen en eventueel additionele diensten aanbieden. Zo kunnen Expense Management oplossingen in de wereld van telecommunicatie en utilities (energie, water, afval) belangrijke waarde toevoegen aan de klanten van een provider.
Het toenemend aantal e-business netwerken vraagt extra inspanningen van de netwerk operators (consolidators) om de bereikbaarheid van partners overheen de netwerken te garanderen. Daardoor ontstaan de networked environments (verschillende hubs die aan elkaar gekoppeld zijn). Deze gekoppelde netwerken bieden hub-eigenaren de mogelijkheid om tegemoet te komen aan de verzoeken om berichten uit te wisselen met partners die gebruik maken van andere netwerken.
De netwerk operators worden nu geconfronteerd met dezelfde uitdagingen die oorspronkelijk, niet zo lang geleden, het ontstaan van de e-business (invoicing) netwerken veroorzaakten en nog steeds de voornaamste reden zijn van hun bestaan. E-business (invoicing) netwerken moeten zorgdragen voor wijdverspreide interoperabiliteit en interconnectiviteit voor het beter bedienen - en blijvend bedienen - van afzenders en ontvangers.
Belangrijkste aspecten die geadresseerd moeten worden zijn netwerk-overschrijdend addresering en routering, berichtstandaarden en transformatieregels (format conversie), authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud. Antwoorden zijn nodig op vragen zoals hoe kunnen een afzender en ontvanger uniek worden geïdentificeerd, welke berichtstandaard of grammatica gaat gebruikt worden als gemeenschappelijke woordenschat, en hoe de authenticiteit en integriteit verzekeren alsmede de beveiliging.
Momenteel pakken e-business (invoicing) netwerk providers deze vragen aan door het maken van bilaterale afspraken voor het verzekeren van interoperabiliteit en interconnectiviteit. De Hub Alliance is een goed voorbeeld van een samenwerkingsverband tussen Certipost, Basware, Burns Business Exchange, Liaison, Causeway en ASITE om daaraan te voldoen.
De alliantie is opgericht voor het realiseren van hub-to-hub interoperaties en het verder aanmoedigen van het elektronisch uitwisselen van berichten tussen bedrijven. Deelnemers mogen geen kosten doorbelasten voor het verwerken van documenten tussen hub-deelnemers. Berichtstandaarden, communicatieprotocollen, service levels en verantwoordelijkheden liggen vast in het lidmaatschap en zijn uitgebreid opgezet met als doel het versterken van de interconnectiviteit.
4) Four Corner model
In het Four Corner model gaan de banken van leveranciers en klanten voor de uitwisseling van berichten zorgen. De voordelen zoals eerder genoemd blijven bestaan en de banken bieden daarnaast de mogelijkheid om facturen direct betaalbaar te stellen. Dit model kent echter nog geen werkende voorbeelden maar deze zullen niet lang op zich laten wachten.
Projecteren van de distributiemodellen op het evolutiepad.
Nu de voornaamste modellen de revu zijn gepasseerd kunnen is het goed om eens te kijken hoe deze modellen op het evolutiepad geplot kunnen worden.
Enkele waardevolle en informatieve business en technologische afwegingen
Kleine, middel-grote en grote bedrijven doen er goed aan de bedrijfsmodellen en technologiën van beschikbare oplossingen en aanbieders te bestuderen. De huidige e-business (invoicing) dienstenaanbieders komen vanuit verschillende achtergronden. Sommige spelers komen letterlijk uit de gaming-industrie zoals B2Boost, de leider in transaction management.
Anderen zijn in de wereld van e-business en e-invoicing gestapt omdat op papier=gebaseerde facturen in de toekomst niet langer meer een optie zijn:
- Output & Document Management Solution providers: StreamServe, Bringing Documents to Life, en Bottomline Technologies.
- Document & Information Logistics companies: TNT Post, het Nederlandse post en logistiek bedrijf, Certipost, het voormalige Belgische post bedrijf en Itella Corporation, voorheen de Finland Post Corporation.
Zelfs bedrijven die jarenlang B2B en EDI oplossingen leverden springen op de zegewagen van e-business (invoicing) netwerken: Axway, Tie Commerce en SEEBURGER.
Al deze spelers hebben gemeenschappelijk dat zij de voorbije jaren oplossingen hebben ontwikkeld die het ontbreken van interoperabiliteit tussen hun cliënten wegnemen met als doelstelling het verminderen van de hoeveelheid spaghetti. Deze oplossingen zijn gebaseerd op verschillende architecturen, standaarden en typen software.
Twee architectuur-benaderingen worden vooral gevolgd:
1) Allereerst, het gebruik van een Common Information Model als de ruggegraat van de oplossing.
De standaarden en modellen van cliënten worden getransformeerd naar het common information model in het midden welke veelal gebaseerd is op een proprietaire standaard. Data wordt opgeslagen in een relationele database of in een XML bestandsysteem of database.
2) Daarnaast, de digitale spaghetti structuur die wordt ondergebracht in de oplossing.
De bestaande point-to-point verbindingen tussen handelspartners worden herhaald in de oplossing. Hier wordt geen gebruik gemaakt van een common information model en schuilt de kracht in de transformatiemogelijkheden van de onderliggende software. Voor iedere informatiestroom tussen klant en leverancier worden twee transformatieroutines ontwikkeld.
Niet de meest efficiënte en kosteneffectieve benadering voor het oplossen van het ontbreken van interoperabiliteit tussen handelspartners. Zo lang de aanbieders kunnen voldoen aan hun beloften en 100% voldoening leveren aan hun klanten zal deze benadering werken.
Stay on board, more will come in a few days
