jbilling is een Open Source Enterprise Billing systeem van het Canadese bedrijf Sapienter Billing Software. Het Open Source project jbilling is gestart in 2003 en volgens de website uitgegroeid tot een vrij robuust en volwassen oplossing dat wereldwijd bij verschillende bedrijven in gebruik is. Het bedrijf Sapienter Billing Software maakt gebruikt van ontwikkelaars die op vrijwillige basis participeren. Deze vrijwilligers worden mogelijkheden geboden om betaald werk uit te voeren voor klanten van het bedrijf.

jbilling is een web-gebaseerd facturatiesysteem voor verschillende soorten bedrijven met ondersteuning voor automatisch versturen van facturen via email en PDF. jbilling maakt gebruik van een MySQL database en draait onder het JBoss / Tomcat platform. De jbilling out-of-the-box software die u kunt downloaden van de website komt standaard met een HSQL database.

jbilling is schaalbaar van een enkele server, voor het werken met een handvol klanten, tot een cluster van servers voor miljoenen klanten. jbilling ondersteunt eenvoudige tot complexe billing processen. Het Business Rules Management Systeem van JBoss maakt het mogelijk om business regels toe te voegen of te wijzigen.

Op de jbilling website kunt u het gebruikersforum van jbilling vinden onder de menuoptie Developers. Met minder dan 1200 berichten sinds 2005 is het forum niet druk bezocht en rijst de vraag in welke mate het product door bedrijven wordt gebruikt. Een zoektocht op het Internet naar bedrijven die jbilling gebruiken levert geen directe resultaten op.

Laat ik maar eens jbilling installeren en de aangeboden functionaliteit bestuderen. Wat opvalt is dat de gebruikershandleiding en online documentatie alleen tegen betaling toegankelijk is. De bedragen stellen in principe niets voor maar om een beeld te krijgen van jbilling heb ik dat er niet voor over.

Download en installatie van jbilling
Voor het installeren van jbilling moet u een aantal stappen doorlopen. U zult dus eerste deze software componenten moeten installeren alvorens u jbilling kunt installeren en gebruiken.

- Ga naar de website van jbilling en download het bestand jbilling-a.b.c.zip via het menu Product > Download.

- Unzip het bestand jbilling-a.b.c.zip.

- Configureer jbilling via het bestand jbilling.properties.

Open het bestand \server\default\conf\jbilling.properties en wijzig de instellingen overeenkomstig uw omgeving. De jbilling.properties bevat al de instellingen voor jbilling waaronder installer, run time, email server, super user, batch process en security instellingen.

Enkele belangrijke instellingen waar u moet naar kijken zijn:
# base_dir: Deze directory bevat ondermeer tijdelijke bestanden en logo’s. De directory staat standaard ingesteld op \jbilling\resources\ en bevat de folders rules, mediation, logos, designs, db-samples en api.

# internal_username: De naam van de supergebruiker. Standaard staat deze ingesteld op jbilling_root.

# lockout_password: Wanneer een gebruiker wordt buitengesloten wordt deze waarde ingesteld als wachtwoord. Standaard gelijk aan totalSecret.

- Start JBoss via het bestand run.bat in de directory \jbilling\bin\

- Open uw internet browser en ga naar de URL: http://localhost/billing/.

Alvorens een eigen bedrijf op te zetten kunt u het beste wat experimenteren met het voorbeeldbedrijf Trend dat wordt meegeleverd met de standaard jbilling software.

- Meldt u aan als gebruiker voor het voorbeeldbedrijf Trend: admin, wachtwoord: 123qwe en company id: 1 voor het openen van het Billing Systeem van het bedrijf Trend. Het voorbeeldbedrijf Trend biedt u de mogelijkheid om ervaring op te doen met de inrichting en het gebruik van jbilling.

Bovenaan het scherm ziet u de verschillende menuopties:
- Orders
- Payments
- Reports
- System
- Users
- Items
- Promotions
- Refunds
- Invoices
- Process
- Notification

U kunt nu zelf doorheen de verschillende menuopties lopen en wat experimenteren met jbilling.

Ik zal hierna de functionaliteit voor het inrichten en het gebruik van jbilling met u doorlopen zodat u een beeld krijgt van de mogelijkheden van jbilling. Ik start met het aanmaken van een nieuw bedrijf en zal dan de verschillende menuopties toe te lichten.

Opzetten van een eigen bedrijf
Wanneer u een eigen bedrijf wilt opzetten moet u jbilling opstarten en de URL http://localhost/billing/signupEntity.do?action=setup openen.

Vul de gevraagde gegevens in en klik op de knop Submit.

U krijgt dan de mededeling dat uw bedrijf is aangemaakt en u kunt inloggen. jbilling heeft uw bedrijf aangemaakt met het ID nummer 2.

Het is goed om allereerst eens te kijken naar de systeeminstellingen en deze aan te passen aan uw wensen en omgeving. Via de menuoptie System krijgt u toegang tot de verschillende instellingen van jbilling.

Hier kunt u de layout van de webpagina personaliseren via Branding en de bedrijfsregels installeren die gelden voor uw bedrijf via Plug-ins. Ik zal verder niet ingaan op deze instellingen omdat deze niet belangrijk zijn voor het verkrijgen van een eerste indruk van de geboden functionaliteit.

De instellingen van Currencies (valuta) en My Account (uw gebruikersaccount) zijn wel belangrijk.

Via de instelling Currencies kunt u de standaard valuta (default currency) instellen voor uw jbilling-omgeving en de currencies die u wilt gebruiken aanvinken alsook de valutakoersen (exchange rates) t.o.v. de standaard valuta instellen.

Wanneer u de valuta Euro wilt instellen als standaard valuta ga dan als volgt tewerk.

In de lijst van valuta’s vink Euro aan en klik op de knop Submit. Selecteer daarna Euro als Default Currency en vul de valutakoersen van de gebruikte valuta’s in. Wanneer u daarmee klaar bent klik dan op de knop Submit voor het opslaan van deze instellingen.

Ga daarna naar de instelling My Account, selecteer de currency Euro en klik op de knop Submit.

Opmerking: Het is mij nog niet duidelijk hoe de system exchange rate ingesteld kan worden. Verderop tijdens het aanmaken van een item zult u eveneens merken dat de US Dollar tevoorschijn blijft komen.

Inrichten van uw jbilling omgeving
De basisgegevens voor het inrichten van jbilling bestaan uit:
- Items
- Item Categories
- Customers
- Purchase Orders
- Order Periods

Item Categories (Item Type)
Item Categories worden gebruikt voor het groeperen van items. Ieder item hoort bij minimaal één item categorie. Een item categorie wordt in jbilling aangeduid als Item Type en kan gebruikt worden als selectiecriteria voor rapporten.

Voor het aanmaken van een nieuw Item Type klik bovenaan het scherm op de menuoptie Items en klik daarna op de knop Create Type aan de linkerkant van het scherm.

Geef uw Item Type een naam in het veld Category Name en selecteer het Type voor de Categorie. Als Type heeft u drie mogelijkheden: Item, Tax en Penalty.

Klik op de knop Create New Category en maak uw categorie aan. Ik heb als voorbeeld de categorieën COMPUTER en SUPPORT aangemaakt.

Items
Items bevatten de verzameling van producten of diensten die een bedrijf verkoopt.

Let op: Hou er rekening mee dat kortingen en toeslagen eveneens als items opgevoerd moeten worden. Het is daarom goed om voor deze items eveneens een afzonderlijk Item Type aan te maken. Ik heb daarvoor de categorieën KORTING en BTW aangemaakt.

De attributen of velden van een Item zijn:
- Number
- Description
- Categories
- Percentage
- Allow manual pricing
- United States Dollar
- Allow Decimal Quantity

Het veld Percentage bevat een percentage dat gebruikt wordt voor het berekenen van een waarde in het geval van kortingen of toeslagen. Met het veld Allow Manual Pricing kunt u voor een Item toestaan dat prijzen handmatig worden vastgelegd tijdens het aanmaken van een order.

Vul onder de hoofding prices de prijzen in voor de verschillende currencies.

Ik heb een aantal items aangemaakt waaronder DELL LAPTOP 15 INCH, DELL FULL SUPPORT, DELL MEDIUM SUPPORT, BTW-6 en KORTING-10.

Voor het aanmaken van een item klik op de menuoptie Items en daarna op de knop Create. Vul de gevraagde gegevens in voor het item dat u wilt aanmaken.

Wanneer u deze items hebt aangemaakt wordt het tijd om een klant aan te maken zodat u daarna een order en factuur kunt genereren.

Customers
Voor het aanmaken van Customers gaat u via de menuoptie Users naar Customers. U krijgt dan direct het overzicht van aanwezige klanten te zien. Met de knop New aan de linkerkant van het scherm kunt u een nieuwe klant aanmaken.

U moet eerst een gebruiker aanmaken voor de nieuwe klant aanmaken zodat de klant kan inloggen en de facturen kan bekijken. Het blijkt later dat in feite met het aanmaken van de gebruiker de klant wordt aangemaakt.

Vul de gevraagde gegevens voor de gebruiker in en klik op de knop Submit.

In het volgende scherm worden de gegevens van deze nieuwe gebruiker getoond en kunt u deze eventueel wijzigen.

Aan de linkerkant van het scherm ziet u een aantal functies waarmee u de gegevens van deze klant kunt aanpassen of aanvullen. Met de optie Edit this user’s contact information kunt u de gegevens van de klant aanvullen.

Verder kunt u met de functies ondermeer de credit card en de betalingsgegevens van deze klant vastleggen.

U kunt ook gelijk een inkooporder aanmaken voor deze klant - gebruiker.

Alvorens u orders voor een klant kunt aanmaken moet u vastleggen hoe vaak en met welke frequentie u deze klant facturen gaat sturen. Deze frequenties worden in jbilling aangeduid als Order Periods.

Definiëren van Order Periods
Ga naar de menuopties Orders en selecteer de optie Order Periods. U krijgt nu een overzicht van de aanwezige Order Periods.

Klik op de link Add a new order period. Maak twee perioden aan: maandelijks en per kwartaal.

Nu bent u klaar om de eerste order vast te leggen.

Aanmaken verkooporder
Klik op de knop Create.

Uit het overzicht met klanten selecteer de klant voor wie de order bedoeld is.

Daarna kunt u in het volgende scherm de Order Period selecteren en aangeven of de vooruit betaald moet worden. U kunt nog opmerkingen toevoegen aan de order en aangeven of deze opgenomen moeten worden in de factuur.

Klik nu op de knop Continue om naar de lijst met items te gaan.
Selecteer de items die u wilt verkopen aan deze klant door het gewenste aantal in te voeren en op de knop Add naast het item te klikken.

Bovenaan ziet u onder de hoofding Summary de items verschijnen die u toevoegd aan de order. Wanneer alle items zijn toegevoegd kunt met de knop Review aan de linkerkant van het scherm de inhoud van de order bekijken en eventueel de omschrijving van items aanpassen.

U zult zien dat de jbilling de berekening van het bedrag voor percentages automatisch uitvoert. Ik heb de DELL LAPTOP en VOLLEDIGE ONDERSTEUNING geselecteerd. Deze laatste kent geen vaste prijs maar een percentage van 10%. Het totale bedrag wordt nu 1100 Euro, 1000 voor de laptop en 100 voor de ondersteuning.

Klik nu op de knop Submit Order om de order te bevestigen en op te slaan.

U bent nu zover dat u een factuur kunt aanmaken voor deze order.

Aanmaken van Factuur
Blijf deze bloart volgen later meer over het genereren van facturen.

Afsluiten jbilling
Voor het afsluiten van jbilling moet u het commando shutdown.bat -S uitvoeren op de commandoregel.