Definitie Elektronisch Factureren
In opdracht van het Forum Standaardisatie is een onderzoek uitgevoerd naar de stand van elektronisch factureren in Nederland. (Zie Eindrapport e-Factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland). Voor het verkrijgen van een gemeenschappelijk begrippenkader zijn hieronder een aantal van de voornaamste uitvoeringsvormen van elektronische factureren in Nederland geschetst.
Er worden vier vormen van elektronisch factureren onderscheiden:
1) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Seller Direct variant
2) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Consolidator variant
3) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Buyer Direct variant
4) Electronic Invoicing (E-Invoicing of eInvoicing) variant
Elektronisch Factureren via Electronic Invoice Presentment (EIP) betreft het aanbieden van factuurinformatie in een leesbare vorm via het Internet (een webgebaseerde oplossing) in een Business-to-Business (B2B) Context, de zakelijke markt. Voor de consumenten markt (Business-to-Consumer context B2C) wordt de term Electronic Bill Presentment (EBP) gehanteerd. De wet- en regelgeving t.a.v. deze laatste verschilt in belangrijke mate van EIP ondermeer omdat een factuur niet verplicht gesteld wordt voor de levering van goederen of diensten aan particulieren.
In de Seller Direct variant stelt de verkoper de factuurinformatie in zijn eigen systeem via een webgebaseerde toegang beschikbaar aan de koper. De koper dient handmatig de factuurinformatie te verwerken in zijn eigen crediteurenadministratie en controle uit te voeren of de geleverde goederen of diensten overeenkomen met de factuur waarna de factuur betaalbaar gesteld kan worden. Via een aankondiging dient de koper op de hoogte gesteld te worden van de ontvangst van een factuur. Dit heeft te maken met de factureringsverplichting. (Zie mijn bloart Welke vormen van Elektronisch Factureren zijn in Nederland toegestaan ?)
In de Buyer Direct variant stelt de koper zijn eigen systeem via een webgebaseerde oplossing of toegang ter beschikking aan de verkoper ten behoeve van de overdracht van de factuurinformatie. De verkoper dient dan handmatig de factuurinformatie in te voeren in het systeem van de koper.
In de Consolidator variant stelt de verkoper de factuurgegevens ter beschikking aan een derde partij, de consolidator, waarna deze laatste op zijn beurt de gegevens ter beschikking stelt van de koper voor controle en verwerking
De E-Invoicing variant betreft de meest directe vorm van elektronisch factureren waarbij de informatie uit de factuur rechtstreeks en geautomatiseerd wordt overgedragen aan de gegevensverwerkende systemen waaronder ERP applicaties. Elektronisch factureren kan omschreven worden als het automatisch genereren van facturen uit ERP- en/of facturatiesystemen en/of opslagomgevingen, het automatisch verzenden van facturen in een gestandaardiseerd formaat gebaseerd op een internationale standaard (EDIFACT, UN/CEFACT CII, UBL, ETIX XML INVOICE) naar de klant waar de factuur eveneens automatisch verwerkt wordt in de crediteuren administratie.
Traditioneel worden bij deze vorm van factureren point-to-point verbindingen gerealiseerd tussen klanten en leveranciers en dienen beide partijen afspraken te maken over de Syntax: de structuur of opbouw van een bericht, de Semantiek: de omschrijving en betekenis van gegevenselementen en gehanteerde codes, de Business regels voor het verwerken van de factuur en het transportprotocol, de wijze van verzenden en ontvangen van berichten. Dit alles komt neer op het selecteren van een berichtstandaard voor het uitwisselen van factuurinformatie, het vastleggen van de betekenis van de aanwezige gegevenselementen en het definiëren of afspraken maken over codelijsten en het maken van afspraken het communicatieprotocol.
Deze vorm van elektronisch factureren wordt tegenwoordig eveneens ondersteund in een Consolidator – model waarbij een derde partij met elke partner afzonderlijk afspraken maakt over de gehanteerde syntax en semantiek, anders gezegd de berichtstandaard, het gebruik van gegevenselementen en het communicatieprotocol.
Afbakening van het begrip Elektronisch Factureren
Een belangrijk standpunt (conclusie) dat wordt ingenomen is dat het versturen of ontvangen van facturen in PDF – formaat volgens de definitie van het Forum Standaardisatie geen e-Factureren is. De eerder genoemde varianten zijn dat wel.
Samengevat zijn dat: het koppelen van informatiesystemen zodat factuurpartners facturen geautomatiseerd kunnen verwerken is dat wel. Dat kan via (1) directe, tweezijdige koppeling tussen ontvanger en verzender (e-invoicing), (2) via een eenzijdige oplossing waarin de verzender aan de ontvanger de factuur elektronisch of via Internet beschikbaar stelt (Electronic Invoice Presentment, EIP), en (3) via een derde partij die de factuur voor de verzender aan de ontvanger beschikbaar stelt (een ‘consolidator’).
Een ander belangrijk standpunt is dat het factuurproces niet los kan worden gezien van het totale order- en betalingsproces tussen twee partijen. Het traject van Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) dat een aantal Overheden heeft ingezet als uitvloeisel van het project Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA) zal naar (mijn) verwachting meer geaccepteerd worden door bedrijven. Immers dan wordt het volledige inkoop- en verkoopproces elektronisch ondersteund en levert dat beide partijen (leverancier en klant) voordelen en besparingen op.
De Belastingdienst is één van de Overheden die Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) met leveranciers implementeert zowel met dienstverleners als met leveranciers van producten. De Belastingdienst heeft begin van de maand juli de eerste implementatie van EB&F op basis van HR-XML, de standaard voor inhuur van personeel, met een leverancier van ICT personeel succesvol afgerond. Met een drankje en hapje is dat vanavond gevierd. De Belastingdienst gaat nu verder met het aansluiten van uitzendbureau’s.
