In september 2001 is op voorstel van een aantal leden van OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) waaronder Sun Microsystems, Commerce One, SAP en Boeing de OASIS Universal Business Language Technical Committee (UBL TC) opgericht. Het voornaamste doel van de UBL TC, voorgezeten door Jon Bosak (Sun Microsystems), was / is het ontwikkelen van een gratis bibliotheek van gestandaardiseerde elektronische op XML gebaseerde bedrijfsdocumenten.

De ontwikkeling van UBL is gestart gedeeltelijk als reactie op de veelheid en verscheidenheid aan XML standaarden / bibliotheken voor elektronische handel maar eveneens om de toegankelijkheid van elektronische handel te vergroten. UBL moet elektronisch zakendoen voor kleine en middelgrote bedrijven mogelijk maken en de basis leggen voor de wereldwijde overgang van traditioneel zakendoen naar elektronische handel.

De OASIS Universal Business Language (UBL) is gebaseerd op de XML Common Business Language xCBL versie 3.0 van Commerce One. Commerce One nam in 1999 het bedrijf Veo Systems over en kwam zo in het bezit van de Common Business Language (CBL) technologie. Deze technologie is door Commerce One verder uitgebreid en omgedoopt tot xCBL om de relatie met XML te identificeren. De XML Common Business Language (xCBL) is een verzameling van XML bouwstenen en een raamwerk voor de ontwikkeling van herbruikbare XML berichten. xCBL richt zich op documenten en transacties ter ondersteuning van de internationale elektronische handel. Commerce One heeft de versie 3.0 van xCBL ingebracht in de OASIS UBL Technical Committee als startpunt voor de ontwikkeling van UBL.

In februari 2003 werd de eerste versie van UBL (Op70 version) vrijgegeven aan het publiek voor review waarna in november 2004 de eerste officiële versie van UBL, release 1.0, na drie jaar ontwikkeling werd uitgebracht. Twee jaar later, november 2006, werd UBL 2.0 uitgebracht en als formele standaard geaccepteerd door OASIS.

De Universal Business Language maakt gebruik van XML Schema’s voor het beschrijven van gestandaardiseerde bedrijfsdocumenten. Een XML Schema Definitie Document (XSD) beschrijft de structuur van een XML document. UBL 2.0 ondersteunt 31 bedrijfsdocumenten (document types) en voor elk document is een XSD Schema opgesteld.

Verschil tussen UBL 2.0 en UBL 1.0
Een belangrijk verschil tussen UBL 2.0 en de voorgaande releases is het gebruik van een getrapt (twee-fase) validatiemodel. Tijdens het verwerken van een UBL bericht moet de structuur en het juist gebruik van gestandaardiseerde codes worden gevalideerd. UBL maakt gebruik van internationaal gestandaardiseerde codelijsten, verzameling van toegestane waarden, die worden uitgegeven en onderhouden door standaardisatieinstellingen, waaronder ISO (landencodes) en UN/CEFACT (valutacodes, eenheidsmaten, taalcodes). Codelijsten kunnen ook gebruikt worden voor het vastleggen van afgesproken waarden tussen twee of meer handelspartners.

In de voorgaande releases werden de verzameling toegestane waarden of codes rechtstreeks vastgelegd in de XML Schema’s van de bedrijfsdocumenten en kon validatie van structuur en codes gelijktijdig uitgevoerd worden. In UBL 2.0 worden de codelijsten vastgelegd in afzonderlijke configuratiebestanden en kan een getrapt validatieproces gevolgd worden. Hierdoor is het mogelijk om verschillende versies van een codelijst te hanteren per situatie. Zo kan per bedrijf waarmee zaken gedaan wordt een andere versie van een codelijst gehanteerd worden.

UBL 2.0 schema’s ondersteunen het gebruik van een getrapt validatie proces dat schematisch als volgt wordt weergegeven en bestaat uit twee stappen (fasen):

- Stap 1: Controle op structuur, data typing en vocabulary via UBL XSD bestanden en een generieke XSD validator
- Stap 2: Controle op het juist gebruik van waarden uit de codelijsten via UBL XSLT bestanden en een generieke XSLT processor. In deze stap vindt validatie van internationaal gestandaardiseerde codes plaats via de standaard UBL 2 .xsl bestanden en validatie van trading-partner specifieke codes via de customized .xsl bestanden.

Hoe staat het met het gebruik van UBL voor elektronisch zakendoen
Wereldwijd is UBL in gebruik als de elektronische berichtenstandaard voor elektronisch zakendoen tussen bedrijven en overheden. Binnen Europa lopen een aantal landen voorop in de ontwikkeling van een elektronische communicatiestandaard voor elektronisch zakendoen tussen bedrijven en overheden.

Read more — Meer lezen

In opdracht van het Forum Standaardisatie is een onderzoek uitgevoerd naar de stand van elektronisch factureren in Nederland. (Zie Eindrapport e-Factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland). Voor het verkrijgen van een gemeenschappelijk begrippenkader zijn hieronder een aantal van de voornaamste uitvoeringsvormen van elektronische factureren in Nederland geschetst.

Er worden vier vormen van elektronisch factureren onderscheiden:
1) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Seller Direct variant

2) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Consolidator variant

3) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Buyer Direct variant

4) Electronic Invoicing (E-Invoicing of eInvoicing) variant

Elektronisch Factureren via Electronic Invoice Presentment (EIP) betreft het aanbieden van factuurinformatie in een leesbare vorm via het Internet (een webgebaseerde oplossing) in een Business-to-Business (B2B) Context, de zakelijke markt. Voor de consumenten markt (Business-to-Consumer context B2C) wordt de term Electronic Bill Presentment (EBP) gehanteerd. De wet- en regelgeving t.a.v. deze laatste verschilt in belangrijke mate van EIP ondermeer omdat een factuur niet verplicht gesteld wordt voor de levering van goederen of diensten aan particulieren.

In de Seller Direct variant stelt de verkoper de factuurinformatie in zijn eigen systeem via een webgebaseerde toegang beschikbaar aan de koper. De koper dient handmatig de factuurinformatie te verwerken in zijn eigen crediteurenadministratie en controle uit te voeren of de geleverde goederen of diensten overeenkomen met de factuur waarna de factuur betaalbaar gesteld kan worden. Via een aankondiging dient de koper op de hoogte gesteld te worden van de ontvangst van een factuur. Dit heeft te maken met de factureringsverplichting. (Zie mijn bloart Welke vormen van Elektronisch Factureren zijn in Nederland toegestaan ?)

In de Buyer Direct variant stelt de koper zijn eigen systeem via een webgebaseerde oplossing of toegang ter beschikking aan de verkoper ten behoeve van de overdracht van de factuurinformatie. De verkoper dient dan handmatig de factuurinformatie in te voeren in het systeem van de koper.

In de Consolidator variant stelt de verkoper de factuurgegevens ter beschikking aan een derde partij, de consolidator, waarna deze laatste op zijn beurt de gegevens ter beschikking stelt van de koper voor controle en verwerking

De E-Invoicing variant betreft de meest directe vorm van elektronisch factureren waarbij de informatie uit de factuur rechtstreeks en geautomatiseerd wordt overgedragen aan de gegevensverwerkende systemen waaronder ERP applicaties. Elektronisch factureren kan omschreven worden als het automatisch genereren van facturen uit ERP- en/of facturatiesystemen en/of opslagomgevingen, het automatisch verzenden van facturen in een gestandaardiseerd formaat gebaseerd op een internationale standaard (EDIFACT, UN/CEFACT CII, UBL, ETIX XML INVOICE) naar de klant waar de factuur eveneens automatisch verwerkt wordt in de crediteuren administratie.

Traditioneel worden bij deze vorm van factureren point-to-point verbindingen gerealiseerd tussen klanten en leveranciers en dienen beide partijen afspraken te maken over de Syntax: de structuur of opbouw van een bericht, de Semantiek: de omschrijving en betekenis van gegevenselementen en gehanteerde codes, de Business regels voor het verwerken van de factuur en het transportprotocol, de wijze van verzenden en ontvangen van berichten. Dit alles komt neer op het selecteren van een berichtstandaard voor het uitwisselen van factuurinformatie, het vastleggen van de betekenis van de aanwezige gegevenselementen en het definiëren of afspraken maken over codelijsten en het maken van afspraken het communicatieprotocol.

Deze vorm van elektronisch factureren wordt tegenwoordig eveneens ondersteund in een Consolidator – model waarbij een derde partij met elke partner afzonderlijk afspraken maakt over de gehanteerde syntax en semantiek, anders gezegd de berichtstandaard, het gebruik van gegevenselementen en het communicatieprotocol.

Afbakening van het begrip Elektronisch Factureren
Een belangrijk standpunt (conclusie) dat wordt ingenomen is dat het versturen of ontvangen van facturen in PDF – formaat volgens de definitie van het Forum Standaardisatie geen e-Factureren is. De eerder genoemde varianten zijn dat wel.

Samengevat zijn dat: het koppelen van informatiesystemen zodat factuurpartners facturen geautomatiseerd kunnen verwerken is dat wel. Dat kan via (1) directe, tweezijdige koppeling tussen ontvanger en verzender (e-invoicing), (2) via een eenzijdige oplossing waarin de verzender aan de ontvanger de factuur elektronisch of via Internet beschikbaar stelt (Electronic Invoice Presentment, EIP), en (3) via een derde partij die de factuur voor de verzender aan de ontvanger beschikbaar stelt (een ‘consolidator’).

Een ander belangrijk standpunt is dat het factuurproces niet los kan worden gezien van het totale order- en betalingsproces tussen twee partijen. Het traject van Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) dat een aantal Overheden heeft ingezet als uitvloeisel van het project Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA) zal naar (mijn) verwachting meer geaccepteerd worden door bedrijven. Immers dan wordt het volledige inkoop- en verkoopproces elektronisch ondersteund en levert dat beide partijen (leverancier en klant) voordelen en besparingen op.

De Belastingdienst is één van de Overheden die Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) met leveranciers implementeert zowel met dienstverleners als met leveranciers van producten. De Belastingdienst heeft begin van de maand juli de eerste implementatie van EB&F op basis van HR-XML, de standaard voor inhuur van personeel, met een leverancier van ICT personeel succesvol afgerond. Met een drankje en hapje is dat vanavond gevierd. De Belastingdienst gaat nu verder met het aansluiten van uitzendbureau’s.

In december 2001 werd de Europese richtlijn 2001/115/EG goedgekeurd. Deze richtlijn gaat over de vereenvoudiging, modernisering en harmonisering van de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde. In de richtlijn wordt een geharmoniseerde lijst vastgesteld van verplichte vermeldingen die een factuur moet bevatten en worden een aantal gemeenschappelijke voorwaarden voor elektronische facturering, elektronische opslag van de facturen, eigenhandige facturering en uitbesteding van de factureringswerkzaamheden vastgelegd.

Op 1 januari 2004 werd de Europese richtlijn omgezet naar Nederlands recht, zie aankondiging op de website van het Ministerie van Financiën, maar helaas heeft dat niet geleid tot een sterke toename van Elektronisch Factureren. De Nederlandse Overheid gaat nu Elektronisch Factureren de komende jaren stimuleren met als streven om in 2010 tien procent van de facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken. Uit de bevindingen van de Factuurmonitor 2008 blijkt dat het merendeel van de bedrijven en organisaties in Nederland eveneens de komende drie jaar willen overstappen op geautomatiseerde factuurverwerking. De Factuurmonitor is een onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa.

Het onderzoek geeft aan dat onduidelijke wet- en regelgeving de grootste belemmering vormt voor het in gebruik nemen van Elektronische Facturatie. Daarom is het goed om te eens te kijken naar hoe de Europese richtlijn in Nederland is vormgegeven en/of ingevuld. Het gaat dan met name over de wettelijke eisen en voorwaarden waaraan voldaan moet zijn.

De Europese richtlijn stelt dat elektronisch factureren toegestaan is mits:
1) De afnemer / koper heeft bevestigd een factuur in elektronisch formaat te willen accepteren.

2) De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud worden gewaarborgd door middel van:
• Een beveiligde elektronische handtekening ofwel een geavanceerde elektronische handtekening. Lidstaten kunnen eisen dat de handtekening is voorzien van een goedgekeurd certificaat, de handtekening wordt dan een gekwalificeerde elektronische handtekening.

• EDI (Electronic Data Interchange)

• Een andere manier onder de voorwaarde dat de lidstaat dit goedkeurt

Opmerking: De Belastingdienst heeft op 17 november 2005 de eis laten vervallen om bij een EDI-factuur een afstemmingsoverzicht op papier aan te maken en deze vervolgens naar de ontvanger te versturen. Ondanks het feit dat deze eis is vervallen, adviseert de EDI Toetsing Commissie (ETC) het afstemmingsoverzicht te handhaven. Het afstemmingsoverzicht vormt voor de ontvanger namelijk een belangrijk hulpmiddel om te controleren of alle EDI-facturen ook daadwerkelijk zijn binnengekomen en of de factuurtotalen op het afstemmingsoverzicht overeenstemmen met de totalen van de EDI-facturen. Door middel van het afstemmingsoverzicht is de controleerbaarheid van de EDI-facturen goed uit te voeren.

Read more — Meer lezen

Read more — Meer lezen

Het Europese Interoperabiliteitsraamwerk (EIF)
De elektronische overheid (e-overheid) valt niet meer weg te denken in de huidige Internetmaatschappij. De e-overheid biedt burgers, bedrijven en overheidsinstellingen een nieuw communicatiekanaal om met elkaar in gesprek te gaan. Door het toepassen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) kunnen de administratieve lasten van burgers en bedrijfsleven worden verminderd en de kwaliteit van de dienstverlening worden verbeterd.

De verhoogde toename van het vrije verkeer van burgers en bedrijven in Europa vraagt om meer aandacht voor de ontwikkeling van de grensoverschrijdende dimensie van e-overheid. De informatiesystemen van lidstaten moeten steeds meer informatie onderling uitwisselen. Hierbij valt ondermeer te denken aan de uitwisseling van gegevens over verkeersovertredingen, diploma’s en justitiële veroordelingen.

Voor het verkrijgen van een eenduidig gezamenlijk beeld van de huidige en toekomstige Europese informatievoorziening en organisatiestructuur is een gemeenschappelijk referentiekader nodig voor alle betrokkenen. Het aanbrengen van structuur in deze complexe informatievoorziening gebeurt door het ontwerpen van een referentiekader waarin de samenhang tussen organisatie, processen, diensten, informatievoorziening en infrastructuur inzichtelijk wordt gemaakt. Naast de ontwikkeling van een referentiearchitectuur is een interoperabiliteitsraamwerk vereist waarin richting gegeven wordt aan de te hanteren standaarden.

Een interoperabiliteitsraamwerk bestaat uit een verzameling van standaarden, richtlijnen en regels die beschrijven op welke wijze bedrijven willen (of moeten) samenwerken. Het raamwerk is (moet) in staat (zijn) om mee te evolueren met technologische veranderingen, administratieve wijzigingen en nieuwe standaarden.

Het Europese Interoperabiliteitsraamwerk - European Interoperability Framework (EIF) voorziet in een dergelijke verzameling van richtlijnen en aanbevelingen die de interoperabiliteit van overheidssystemen en processen mogelijk maken ten behoeve van het leveren van pan-Europese elektronische overheidsdiensten (PEGS)

Het EIF identificeert een aantal algemene principes voor de levering van pan-Europese elektronische overheidsdiensten: toegankelijkheid, meertaligheid, security, privacy, subsidiariteit en het gebruik van open standaarden. Het raamwerk bespreekt verder de voordelen van Open Source Software.

Het EIF is ontwikkeld onder het IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens) programma.

Read more — Meer lezen

A few weeks ago I wrote about the missing support for EDIFACT and derived standards in Open Source XML-based Transformation Tools such as XAware and Chainbuilder.

The goal was to get the people behind these communities motivated to provide the means and tools for managing Community projects. One of these will of course be the development of EDIFACT functionality.

Meanwhile the XAware Company has established a Sandbox environment for Community Members to start their development projects but moreover to enable knowledge transfer and share prebuilt transformation routines and connectors / adaptors.

The guidelines and procedures for contributing code to the core software are under development. These will include coding guidelines and standards, test and certification guidelines, contributor agreement required for developers wishing to contribute code to the project, acceptance criteria and procedures for the adoption into the core project.

One of the first Community projects will be the development of EDIFACT functionality. A short summary of the UN/EDIFACT message structure can be found in my bloart Short description of the EDIFACT Message Structure.

People from XAware-europe, Atos Origin, freelancers and private persons are participating on a voluntary basis to establish the first XAware Sandbox project, the EDIFACT functionality. Last week the functional requirements and technical design were discussed in the Netherlands based on a draft proposal from one of the participants.

The goal is to establish a generic approach that will become available for the whole community. The preliminary functional requirements and technical design are described hereafter. You are welcome to join us in the development of the EDIFACT functionality or to comment on the preliminary requirements and design approach.

Read more — Meer lezen